El Registro de Compras tiene 2 formas de funcionar en el ERP Dataworking

1- Mediante el registro del documento completo para que las compras ingresen directamente el almacén.

2- Registrar la compra (con guía de remisión del proveedor ) por el módulo de almacén como Guía interna de ingreso y registrar el comprobante aparte relacionándolo a la guía o a la orden de compra para control logístico, pago de proveedores y para el control del área contable.

El módulo de compras además recibe de forma automática los comprobantes registrados por caja chica o por la opción de Cuentas por Rendir (Viáticos y Movilidad).

El Sistema tiene unos seteos que se ajustan de acuerdo a cada empresa dependiendo como trabaje, por ello en el sistema se indica si la empresa que usa el sistema realiza sus ingresos al almacén por medio de una guía interna de ingreso o con el comprobante del proveedor y eso depende de sus procesos internos.

Luego de escoger el ícono del menú principal de nombre «Compras y Gastos» se le presentará el menú del módulo de compras.

Ingresar el Registro de Compras

Luego el sistema le pedirá escoger la empresa/sucursal y se le presentará la siguiente pantalla.

En cuadro de texto señalado en la imagen que dice «Busca un Documento» pude ubicar un documento por nombre o ruc del proveedor, observaciones, número del documento, importe total, número de orden interno contable y código de registro.

En el otro cuadro de texto señalado en la imagen que dice «Busca un proveedor para agregar un nuevo documento» se ingresa el ruc o nombre de un proveedor y si el sistema ubica coincidencias en la base de datos el usuario lo podrá escoger.

pero si no lo ubica el sistema buscará el ruc en el padrón Sunat que el sistema tiene cargado y si lo ubica mostrará lo siguiente:

Por medio del RUC el sistema ubicará el nombre del proveedor.

Si el sistema no lo ubica en el padrón mostrará lo siguiente:

Pero puede registrar directamente el RUC del proveedor y su nombre en los cuadro de texto «Proveedor» y «Nombre o Razón Social» respectivamente y el sistema lo agregará automáticamente a la base de datos como nuevo proveedor y se asignará al documento que está ingresando.

Del padrón Sunat llega poca información, de hecho el sistema solo recibe el nombre, por lo tanto en el registro de proveedores (Módulo de Opciones Generales) puede completar su información. El padrón Sunat se actualiza periódicamente en el ERP Dataworking.

Las compras en el sistema se ven por mes y por defecto se muestran las compras del mes actual pero puede cambiar de mes de la siguiente manera.

En la imagen se ha marcado en rojo los meses , al darle clic en cualquiera el sistema cambiará de mes dentro del año actual. En la parte final de la pantalla del registro de compras podrá cambiar de año y sucursal.

Registro de Compras con ingreso directo al almacén

Ahora que ya sabemos como ubicar al proveedor y como funciona la pantalla del registro de compras veamos un video de como se registra el documento completo cuyos productos ingresarán directamente al almacén.

Como se ve en el video el registro de una compra es muy sencillo y lo que se grabada va directamente al kardex.

En el sistema se puede indicar si lo que vas a ingresar es un ingreso al almacén, solo comprobante o un recibo por honorarios

Como se ve en la imagen para este caso siempre debe estar seleccionado el tipo de registro «Ingreso al almacén». Por defecto está marcado para las empresas que trabajan de esta manera.

Registro de Solo Comprobantes o Recibos por Honorarios

En el registro de compras se pueden agregar solo documentos directamente o provenientes de una orden de compra cuyo detalle se canjea por una Guía Interna de ingreso al almacén ( Ver Manual de Ordenes de Compra).

Para agregar solo comprobante el comprobante sin ingreso al almacén se escoge la opción «Solo Comprobante» o «Recibos por Honorarios» si es el caso como se ve en la siguiente imagen:

Luego presionar el botón «Establecer» y el sistema pedirá los datos correspondientes para cada caso. Dependiendo como trabaja su empresa la parte de compras la opción «solo comprobante» esta seleccionada por defecto.

Si quiere agregar el comprobante del proveedor canjeándolo desde una orden de compra para que se relacionen escoja la opción «Canje desde Orden de Compra» y el sistema le mostrará la lista de OC aprobadas, activas y que no se hayan canjeado antes ya que la relación es de 1 a 1, es decir, una Orden de Compra con una sola factura del proveedor.

Luego de escoger la Orden de Compra el sistema le mostrará el proveedor, la moneda y deberá indicar la fecha de emisión del documento, la fecha de vencimiento, la fecha de recepción, escoger el tipo de documento, registrar la serie, el número de documento, el periodo y mes de registro y otros datos no obligatorios. Los importes vienen de la Orden de Compra.

Sin la Orden de Compra se registró con el indicativo de que es un servicio con recibo por honorarios el comprobante se registrará con ese tipo de documento.

Una vez que escoge el botón grabar el documento se agrega al registro de compras.

Para el registro directo de solo comprobantes y recibos por honorarios veremos el siguiente video.

Si el proveedor existe el sistema los mostrará como opción para escoger pero si no lo ubica se buscará en el padrón Sunat y si aún sigue sin ubicarse el usuario podrá ingresar el número de ruc y el nombre del proveedor. Cuando se busca a un proveedor es mas conveniente hacerlo por RUC ya que el sistema no lo buscará en el padrón por nombre. Si el número de RUC ingresado es ubicado en el sistema al momento de grabar el comprobante no lo agrega como proveedor nuevo sino que el sistema usa el código encontrado.

Relacionar comprobante con ordenes de compra.

Los comprobantes de un proveedor que no provengan de un canje desde una Orden de Compra se puede relacionar a una para casos de gastos adicionales a la compra. En el siguiente video les mostramos como se realiza la relación.

Una vez que ingrese a la opción «Relac. O/C» el sistema lo llevará a otra pantalla y le pedirá que ubique la orden sea por el código, número interno o nombre del proveedor. Cada comprobante solo puede relacionarse a una sola orden de compra. La opción «Relac. O/C» solo aparece para comprobantes que no vengan canjeados desde una Orden de Compra y que no sean del tipo de ingreso al almacén.

Subir Imágenes

Se pueden subir imágenes del comprobante y de hasta 2 vouchers de pago que generalmente son por el pago de un adelanto y otro por la cancelación, en el siguiente video les enseñamos a subir imágenes.

Las imágenes pueden ser subidas y eliminadas, en el caso de los voucher de pago pueden descargarlo en un pdf como se indica en el video.