Contenido

• Como Registrar una Nueva Orden de Compra Directamente.
• Como modificar o eliminar una Orden de Compra o su detalle.
• Canje de Ordenes de Compra desde Pedidos de Clientes
• Canje de Ordenes de Pedido desde Requerimientos de Compra
• Como Aprobar una Orden de Compra
• Búsqueda de Ordenes de Compra, Descarga de Documentos, Edición Rápida de Precios y Actualizar los precios de costo en la tabla de productos

Las Ordenes de Compra en el ERP Web Dataworking se pueden registrar directamente, desde un pedido de cliente para encargar su producción a un proveedor o desde el requerimiento de compra de alguna área de la empresa.

Luego la Orden de Compra puede generar una Guía de Ingreso directa al almacén o el registro del comprobante de pago y/o la guía de remisión del proveedor.

Las diferentes opciones del sistema se están modificando para que sean mas funcionales, ahorren tiempo y muestren mas información por ello en la presente entrada les detallamos como funciona la nueva opción de Ordenes de Compra.

Para Acceder a la opción de Ordenes de Compra deben ingresar al módulo de compras.

Luego de ingresar al Módulo de Compras, ingresar a la opción Ordenes de Compra.

Luego escoja la empresa o sucursal.

El sistema ahora muestra todas las ordenes de compra del mes en curso en una sola pantalla, puede cambiar de mes, de año y de empresa en la misma pantalla de la siguiente manera.

Como ven en el vídeo ahora se muestra toda la información sobre las Ordenes de Compra en una misma pantalla sin tener que moverte a la derecha, cada registro con toda su información se muestra en 3 o mas líneas. Las Empresas que imprimen sus ordenes en formato pre-impreso tiene debajo de la opción Descargar (En PDF) la opción «Imprimir». Si ha seleccionado a un cliente se mostrará su información.

Como Registrar una Nueva Orden de Compra Directamente

En el siguiente vídeo tutorial podrá ver como se registra una nueva Orden de Compra.

Para agregar una nueva Orden de Compra primero se debe hacer una búsqueda del proveedor para ello en el buscador debe ingresar parte del nombre del proveedor que quiere ubicar o el número de ruc, luego de la lista de proveedores que se muestra con las coincidencias podrá escoger al proveedor que busca.

Para ingresar una nueva orden de compra el sistema solicita la siguiente información:

• Fecha : Se refiere a la fecha de emisión del documento.
• Fecha de Entrega.
• Proveedor : El que seleccionó.
• Para el Cliente..: Si la orden de compra es para atender el pedido de un cliente puede seleccionarlo.
• Moneda.
• Impuesto : Si los precios incluyen o no el IGV.
• Condición de Pago : Los que tenga registrados en Opciones Generales / Tabla Propia con el prefijo «Condición de Pago».
• Origen de la O.C.: Los que tenga registrados en Opciones Generales / Tabla Propia con el prefijo «Origen de la Orden de Compra».
• Tipo de O.C.: Los que tenga registrados en Opciones Generales / Tabla Propia con el prefijo «Tipo de Orden de Compra».
• Lugar de Entrega: Los que tenga registrados en Opciones Generales / Tabla Propia con el prefijo «Destino de Entrega del Proveedor».
• Prioridad: Los que tenga registrados en Opciones Generales / Tabla Propia con el prefijo «Prioridad».
• Tiempo de Entrega: Los que tenga registrados en Opciones Generales / Tabla Propia con el prefijo «Tiempo de Entrega de la Ordenes de Compra».
• Centro de Costo: Si utiliza centros de costo puede seleccionarlo sino déjelo en blanco. Si utiliza centros de costo puede registrarlos en la opción «Compras / Centros de Costo»
• Observaciones del Documento.
• Número de Pedido : Puede indicar manualmente un número de pedido, por defecto si viene de un canje se mostrará el número del pedido escogido en el proceso de canje. Indicar por esta opción el número de un pedido no quiere decir que haga algún cruce o canje. Si la Orden de Compra proviene de un canje es mejor no cambiar este número para que no se corte la relación entre los documentos y afectar reportes.
• Número de Requerimiento de Compra : Puede indicar manualmente un número de requerimiento de compra, por defecto si viene de un canje se mostrará el número del requerimiento de compra escogido en proceso de canje. Indicar por esta opción el número de requerimiento de compra no quiere decir que haga algún cruce o canje. Si la Orden de Compra proviene de un canje es mejor no cambiar este número para que no se corte la relación entre los documentos y afectar reportes.
• Número de Cotización del Proveedor.

Si ya no quiere terminar de registrar una Orden de Compra nueva puede cancelar el registro de la siguiente manera.

Luego que grabe la información general de la Orden de Compra el sistema lo direccionará para registrar el detalle del documento.

En el detalle del documento luego de escoger la opción «Nuevo Item» e indicar por el buscador el producto que quiere ubicar el sistema le pedirá los siguientes datos:

• Producto: Por el buscador se ingresa un referencia del producto que quiere ubicar, al seleccionar el botón «Buscar» el sistema le cargará en el campo «Producto» la lista de productos que coincidan con su búsqueda. Sino aparece lo que busca puede ingresar otra referencia en el campo «Buscar Producto» y al seleccionar nuevamente el botón «Buscar» el sistema refrescará la pantalla para que seleccione el producto que busca.
• Cantidad.
• Precio Unitario.
• Especificaciones.

Como modificar o eliminar una Orden de Compra o su detalle.

En el siguiente vídeo veremos como se edita la información general de la Orden de Compra y su detalle así como eliminar ítems o toda la misma orden de compra.

Tanto al momento de editar la información general de la orden de compra o dentro del detalle de la misma si ya no quiere realizar modificaciones puede seleccionar la opción «Cancelar Operación». También puede ir directamente a editar otro registro.

Si su empresa tiene un formato específico que genere el sistema para que la Orden de Compra tenga un número interno también puede editarlo pero debe mantener la estructura del código.

Canje de Ordenes de Compra desde Pedidos de Clientes

Una Orden de Compra se puede generar automáticamente en base al Pedido de un cliente, donde parte o toda la Orden de Pedido se dirige a uno o varios proveedores.

En el siguiente vídeo pueden ver el proceso de canje.

Luego del canje que puede ser total o parcial la Orden de Compra que se origine puede ser editada, si se edita el detalle lo que se modifique afectará al documento origen que es la Orden de Pedido, por ejemplo si el canje se hizo por 2 unidades de un producto y en la Orden de Compra se modifica la cantidad indicándose que será solo una , automáticamente en la Orden de Pedido quedará como saldo por canjear la otra unidad.

Canje de Ordenes de Pedido desde Requerimientos de Compra

Una Orden de Compra se puede generar automáticamente en base a un Requerimiento de Compra que es un documento interno para solicitar la compra de diversos productos, servicios o activos.

En el siguiente vídeo pueden ver el proceso de canje.

Luego del canje que puede ser total o parcial la Orden de Compra que se origine puede ser editada, si se edita el detalle lo que se modifique afectará al documento origen que es el Requerimiento de Compra, por ejemplo si el canje se hizo por 2 unidades de un producto y en la Orden de Compra se modifica la cantidad indicándose que será solo una , automáticamente en el Requerimiento de Compra quedará como saldo por canjear la otra unidad.

Como Aprobar una Orden de Compra

Una Orden de Compra puede tener varios estados, por defecto se graba con el estado «Requisición» que quiere decir que el usuario aún no termina de registrarlo. Cuando el usuario cambia el estado a «Por Aprobar» la Orden de Compra estará habilitada para que el usuario que tenga el permiso para aprobar ordenes de compra lo pueda hacer.

Solo los usuarios que tengan autorización pueden cambiar el estado de «Aprobado» a otros estados. Cuando una Orden de Compra tenga como estado «Por Aprobar» el usuario ya no podrá hacer ninguna modificación a menos que el estado regrese a «Requisición». Si la Orden de Compra ya está aprobada ya no se podrá realizar ninguna modificación a menos que el usuario tenga los permisos para cambiarle el estado.

En el siguiente vídeo pueden ver el proceso para aprobar una Orden de Compra

Búsqueda de Ordenes de Compra, Descarga de Documentos, Edición Rápida de Precios y Actualizar los precios de costo en la tabla de productos

Búsqueda de Ordenes de Compra

Se puede hacer una búsqueda de Orden de compra por los siguientes datos:

• Número de Orden de Compra (del Sistema).
• Número interno de Orden de Compra (Generado de acuerdo a una estructura).
• Nombre del Proveedor
• Por número de RUC del proveedor.

Descargar Orden de Compra en formato PDF

Las Ordenes de Compra se pueden descargar en formato PDF de acuerdo al formato personalizado que nos entregan.

También se puede descargar la Orden de Compra en PDF desde el detalle del mismo.

Edición Rápido de Precios

Si la Orden de Compra proviene de un canje y se deben ingresar los precios o modificarlos se puede hacer de una manera más rápida por la opción «Edición Rápida de Precios» que se encuentra en el detalle de la Orden de Compra.

Al ingresar a la opción «Edición rápida de precios» aparecerá la siguiente pantalla.

Puede ingresar el precio directamente y luego con el botón «Grabar» se actualizarán todos los precios y el valor total de la Orden de Compra.

Actualizar los Precios en la Tabla de Productos

Si se requiere que en la tabla de productos como información se tenga el último precio de compra para alguna otra opción o procedimiento puede hacerlo desde la opción «Actualiza Precios en la tabla de Productos» que se encuentra en el detalle de la Orden de Compra como puede ver en la siguiente imagen.