En el ERP Dataworking se ha añadido un nuevo módulo para el control de los movimientos de Materiales, EPP, Merch y Uniformes para campañas publicitarias por medio de captadores en los diferentes canales comerciales.

En el presente manual veremos como funcionan las diferentes funciones desarrolladas según los requerimientos de Touch Perú.

El nuevo módulo llamado «Publicidad» se puede ubicar en la pantalla principal del Sistema, al escoger el ícono encerrado en rojo en la imagen 1 el sistema lo direccionará al menú de opciones del nuevo módulo.

La opciones que componen por ahora el nuevo módulo son :

Registro de Campañas : En esta opción se registran las campañas, la carga de materiales, captadores , materiales, distribución de los materiales y se ve el kardex de cada campaña.

Coach : Es el registro de los Coach que se hacen cargo de cada campaña

Cadenas : Se registras las cadenas donde se distribuyen a los captadores.

Captadores : Es el registro del personal que se destina a los diferentes puntos donde se realizará la campaña

Registro de Campañas

Para simplificar el trabajo todas las opciones de movimiento se han desarrollado dentro de una misma vista para que el usuario no deba moverse a otras opciones ahorrando clics y tiempo al tener toda la información en una misma pantalla, además el sistema agrega información de forma automática desde los formatos de excel que vienen de las diferentes áreas que alimentan las campañas como la distribución de personal y materiales y las devoluciones.

Para comenzar con una campaña primero se hace el registro, como se ve en la imagen 3 por la caja donde dice «Busca una campaña» puede ubicar una campaña ya registrada por nombre de campaña o por ruc o nombre del cliente y en la otra caja como se indica en la Imagen 3 se ingresa el nombre o ruc del cliente para agregar una nueva campaña.

Cuando de va a agregar una nueva campaña hay 3 casos.

1- No se cliente asociar la campaña a un cliente : Entonces se ingresa «Clientes Varios» para que el sistema asocie la campaña a ese cliente ya que el sistema debe asociar la campaña a alguien

2- Es un cliente nuevo : Si la campaña se va a asociar a un cliente y este aún no está registrado entonces el sistema le pedirá agregar su información junto a la información de la campaña.

3. El cliente existe : Si la campaña se va a asociar a un cliente y este si se encuentra registrado el sistema solo le pedirá que registre la información de la campaña

Si es el caso 2 el sistema le pedirá la siguiente información del cliente

Tipo de documento, número , razón social y otros datos opcionales como son dirección, contacto, correo y teléfonos que le servirá como una base de datos de clientes. Puede agregar clientes directamente o editar sus datos por el módulo de Opciones Generales / Anexos / Clientes, puede ver el manual en : https://www.dataworking.net/nuevo-registro-de-clientes/

Luego el sistema le pedirá la información de la campaña :

La información que le pedirá el sistema es :

• Nombre de la Campaña.
• Canal (Mercaderismo, Tradicional, Moderno).
• Fecha de Registro.
• Fecha de Inicio de Campaña.
• Fecha de Fin de Campaña.
• Cadena (Opcional).
• Coach (Opcional).
• Cantidad de Colaboradores (Opcional).
• Planilla (Full Time, Part Time, Honorarios, Ninguno).
• Referencia de Materiales (Opcional).
• Observaciones (Opcional)
• Estatus (Abierto, Cerrado) cuando la campaña se dé por terminada se le debe cambiar el estatus a Cerrado, ello será importante para reportes y filtros en diferentes opciones.

Distribución

En la imagen 3 de mas arriba podrá ver que al lado derecho de cada registro de campaña se encuentran varias opciones en rojo, una de ellas se llama distribución.

En la opción de distribución se registran de forma directa, masiva o desde un formato en excel la información sobre productos como Merch, EPP, Materiales y uniformes que se distribuirán a cada captador para la campaña. Se ha agregado al sistema todas la opciones para que se adecue a los diferentes casos que puedan presentarse.

En el siguiente video podrás ver como se registra una distribución de las 3 formas.

Como puede ver en el video puede registrar la asignación a un captador a la vez de un producto , asignar a varios captadores a vez varios productos con las cantidades que indique o subir el formato único de distribución que se definió por el área de despacho desde el mes de julio / 2022. En la parte inferior de la pantalla está la opción de depurar toda la distribución.

Cuando se registra la información en la opción de Distribución de la forma uno por uno o masivo primero debe estar registrados los captadores y productos pero si se carga la información desde el formato único de distribución el sistema agrega automáticamente los captadores y productos, en el caso de los captadores hace la búsqueda por el DNI que se registra en el formato y si no los encuentra los agrega al sistema , de la misma forma los productos se ubican por el nombre y si no se encuentran coincidencias el sistema lo agrega como producto nuevo. Los productos se pueden editar en el módulo de almacén, puede ver el manual por este enlace : https://www.dataworking.net/nuevo-registro-de-productos-servicios-otros/

El sistema clasifica los productos por :

Merch, EPP, Uniformes y Materiales

Es importante que en el formato único de distribución los productos Merch se ubiquen debajo del título «Merch», lo mismo con los otros tipos, de esta manera el sistema sabrá de que tipo es el producto cuando lo agregue al sistema. En el módulo de almacén pueden cambiar un producto de tipo, cambiarle el nombre o inactivarlo.

Captadores

En la pantalla con el registro de campañas se encuentra el registro de captadores que se actualiza automáticamente cuando se carga la información en forma masiva desde el formato único de distribución pero que se debe ingresar de forma manual si la distribución de hará manualmente.

Al ingresar a la opción de captadores podrá agregar captadores para la campañas o crearlos para agregarlos.

Se debe indicar que se puede agregar a la campaña a un captador que ya exista en la base de datos porque ya participó en otras campañas o se puede agregar un captador nuevo.

Si escoge la opción Nuevo Item, el sistema le pedirá que ingrese el DNI o nombre del captador y el sistema le mostrará los registros coincidentes para que escoja.

Solo deberá presionar el botón «Grabar».

Si Usted sabe que el captador es nuevo o el sistema no lo ubica puede crearlo por la opción «Agregar Captador».

El sistema le pedirá los datos del captador y luego podrá repetir el paso anterior para agregarlo a la campaña.

Todos los captadores de todas las campañas se encuentran en la opción «Captadores» del menú de opciones del módulo de publicidad donde también podrá agregar nuevos captadores, modificar sus datos o anularlos.

Materiales

Los materiales o productos en general son los Merch, Uniformes, EPP`s o Materiales que se distribuyen a los captadores para que se consuman o utilicen durante la campaña en campo. Esta opción que será la mas utilizada ha sido diseñada para que el usuario puedo ver todo la información de la campaña en una sola pantalla pudiendo agregar movimientos si cambiar a otras opciones ahorrando tiempo al usuario. Para registrar productos o sus movimientos no es necesario que primero se haya hecho la distribución ya que a veces no se cuenta necesariamente con esa información que es referencial para saber si los productos que se mueven tienen relación con una planificación previa.

Al ingresar a la opción Materiales podrá agregar a la campaña los productos que se van a utilizar, crear nuevos productos , registrar ingresos, entregar a los captadores, devoluciones y transferencias de productos entre las campañas.

Al ingresar a la opción materiales se le mostrará la siguiente pantalla.

Si recuerda lo que vimos mas arriba con la opción «Distribución» donde se registra o se carga desde excel la distribución de los productos entre cada captador , el total de cada producto distribuido que se va a utiliza en la campaña es lo que se ve esta pantalla.

Al igual que en la opción Captadores puede agregar un producto que ya exista o crear uno nuevo. Para agregar un producto que ya exista escoja el link «Nuevo Item» como se indica en la imagen 12, el sistema pedirá una referencia del nombre y le mostrará los registros que coincidan para que escoja.

Escoge el producto que coincida con la búsqueda y registra la cantidad y alguna especificación y luego le da al botón «Grabar».

Si el sistema no ubica al producto puede crearlo desde esta misma pantalla por la opción «Agregar Material».

El sistema le pedirá el nombre del producto, la unidad de medida por menor y unidad de medida al por mayor, la cantidad de conversión de unidad al por mayor a unidad por menor, la clase contable (Mercaderías) y la línea (Merch, EPP, Material o Uniforme) y luego de grabar el sistema lo agregará a la base de datos de productos y luego debe repetir el paso anterior para agregar el producto a la campaña. Puede agregar productos directamente, editarlos o inactivarlos en el módulo de almacén, puede ver el manual en el siguiente link: https://www.dataworking.net/nuevo-registro-de-productos-servicios-otros/

En el siguiente video podrá ver como se registran los movimientos de los productos :

Como puede ver en el video puede realizar los siguientes movimientos :

• Ingresos : Es el registro de la guía de remisión u otro documento de los productos enviados por el cliente o comprados para la campaña.
• Entregas : Es la entrega de los productos a cada captador, el registro se puede hacer uno por uno o de forma masiva, se puede descargar en PDF el cargo de almacén por entrega a cada captador.
• Devoluciones : Es la devolución de productos al almacén por parte de los captadores, se puede hacer uno por uno o en forma masiva. Se puede descargar un formato en excel para la carga masiva desde excel. se puede descargar en PDF el cargo de almacén por devolución de cada captador.
• Transferencias : Puede transferir productos a otras campañas, en la parte final de la pantalla podrá ver la lista de productos recibidos de transferencias de otras compañas.

Kardex

Todos los movimientos que se registran van armando el kardex de cada campaña.

Como ve en la imagen cada campaña tiene su kardex respectivo.

En la imagen podemos ver el kardex de los movimientos realizados en el video 2. El reporte puede descargarse a excel.