El Módulo de Planilla en su primera etapa comprende el control de asistencia del Personal y toda la información sobre el trabajador.

Esquema del Control de Asistencia

De acuerdo a los horarios y sistema de trabajo asignados al trabajador se genera el control diario de asistencia esperado el cual se cruza con los movimientos de personal registrados durante el mes.

El resultado se cruza con la información del huellero que se descarga del sistema que lo controla y se sube al control de acceso generado para que el sistema de un informe final.

El sistema permite realizar ajustes en el caso de diferencia entre la información del huellero y el control de asistencia esperado.

A continuación de detallan las opciones que deben ser registradas para poner el operación el módulo

• Horarios
• Registro de Áreas y Sub-Áreas de trabajo del Personal.
• Tipos de Movimiento del Personal
• Conceptos se Planilla
• Movimientos del Personal
• Personal por Usuario

Horarios

En esta opción se registran los horarios de ingreso al centro de trabajo, hora de salida al refrigerio y de reingreso a labores y la hora de salida de todos los días de acuerdo al sistema de trabajo ( Conceptos de Planilla / Sistemas de Trabajo ).

Se pueden agregar mas horarios y se debe indicar por cada día la hora de ingreso al centro la laboral, la hora de salida al refrigerio, la hora de re-ingreso y la hora de salida.

Registro de Áreas y Sub-Áreas de Trabajo

Las Áreas y Sub-Áreas como lo organiza la administración para efectos de control de personal no es necesariamente la misma como lo organiza la empresa para su estructura comercial o de producción es por ello que se debe registrar en esta opción el área de sub-área donde se desempeña el trabajador.

Se pueden agregar nuevas áreas por la opción «Agregar Nueva Área» como se ve en la imagen en color rojo en la parte superior, el sistema solo le pedirá el nombre. A la derecha de cada registro están las opciones de editar y eliminar registro.

A la derecha de cada área se encuentra un link en rojo que se llama «Sub-Área» donde puede registrar todas las sub-áreas de cada área.

Al ingresar a esta opción podrá el nombre del área donde se encuentra como se indica en la imagen con la flecha roja y puede agregar una nueva sub-área.

Tipos de Movimiento de Personal

Los tipos de movimiento de personal son los  permisos, licencias, sanciones y diversas situaciones que generan un movimiento o situación con el personal y también los movimientos normales diarios y previstos de acuerdo al calendario regular y horario asignado al trabajador como pueden ser asistencia diurna, nocturna, dominical , etc.

Algunos tipos de movimientos requieren autorización del jefe de área como por ejemplo día libre trabajado, licencias por maternidad o paternidad, vacaciones, etc. y en algunos casos adicionalmente autorización de la administración como es el caso del permiso remunerado o adelanto de vacaciones.

Los tipos de movimiento de personal que requieren autorización del jefe de área y/o aprobación de la administración aparecen para se escogidos en el registro de movimientos de personal. 

Todos los movimientos de personal el sistema lo usa para elaborar el control diario de asistencia del personal.

Puede agregar mas tipos de movimiento por la opción «Agregar Nuevo Tipo» que se encuentra en la parte superior en color rojo.

El sistema le pedirá el nombre, una abreviación que es la que se mostrará en el control diario de asistencia, un campo de especificaciones donde se detalla a que se refiere el movimiento y se muestra también en la pantalla del registro de movimientos del personal para que le sirva de referencia a la persona que hace el registro. Todos los movimientos pueden ser editados y eliminados por la persona que tiene el acceso.

Conceptos de Planilla

Es la información que se requiere para el registro de la hoja de vida e información elemental del trabajador como por ejemplo grupo, alta de t-registro,  sctr pensión, etc. así como conceptos para otras opciones como tipos de pruebas covid y Emo, sistemas de trabajo, etc.

Pueden agregar mas conceptos de planilla por la opción «Agregar Nuevo Concepto» que se encuentra en la parte superior en color rojo.

Al lado derecho de cada registro está en link que dice «Detalle» donde puede agregar cada una de las opciones de cada concepto de planilla.

Por ejemplo si vemos el detalle del concepto «Estado de Contratación» veremos sus opciones

Pueden agregar mas items por cada concepto, editarlos o eliminarlos.

Personal por Usuario

Cada área de la empresa tiene trabajadores asignados dirigidos por el jefe del área, en esta opción se debe indicar cuales son los trabajadores asignados al jefe de área ya que es la persona que registra los movimientos del personal que requieren autorización y/o aprobación.

Al ingresar a esta opción debe escoger el Usuario como se ve la imagen resaltado con un rectángulo rojo y el sistema le mostrará a los trabajadores asignados.

Si se quiere asignar mas trabajadores escoger el Link que se llama «Asigna Personal al Usuario»

El sistema le mostrará la lista de trabajadores y podrá marca un check en la caja que está resaltada en rojo en la imagen a cada trabajador que quiera asignar.

Luego de debe grabar las asignaciones con el botón «Agregar los Seleccionado»

Registro del Personal

En esta opción se permite el registro básico del trabajador así como su hoja de vida e información como pruebas covid, pruebas emo, contratos, fotos del trabajador y descarga de la ficha del trabajador.

Puede agregar mas personal por el link que se llama «Agregar Nuevo Personal» y se le mostrará una pantalla que se divide en varias pestañas.

Información General : Es la información elemental como nombres, número de documento, horario y sistema de trabajo, grupo de trabajo, cargo, etc. que son datos suficientes para el registro inicial del trabajador dejando pendiente el registro del resto de la información por parte de la administración.

Datos Personales : Es la información personal del trabajador como fecha y lugar de nacimiento, género, nacionalidad y estado civil y de características como la talla.

Estudios : Es la información de los estudios primarios, secundarios y superior del trabajador así como especialidad y título obtenido.

Domicilio : Es la información de la dirección actual y según DNI en forma detallada. La información de todos los departamentos / provincia / distrito de todo el país está cargado en el sistema para contar con el ubigeo.

Familiares : Son los datos del padre, madre y cónyugue del trabajador además de los hijos y otros.

Ficha: Son los datos de contratación que serán necesarios para generar la información para la Sunat o el ministerio de trabajo como la fecha de ingreso a la empresa, fecha de ingreso a planilla, seguro de vida ley, fondo de jubilación, centro de costo, estado de contratación, remuneración bruta, horas de trabajo, entre otros.

Beneficios Laborales : Son las facilidades que brinda la empresa al trabajador como pensión de alimentación, alojamiento y movilidad asignada.

Información Laboral : Es la información de los 2 últimos 2 centros de labores y los motivos de retiro.

Información Bancaria : Son los datos bancarios del trabajador como número de cuenta, cci, tipo de cuenta y banco.

Opciones Adicionales al Registro de Personal

Pruebas Covid

Se pueden registrar las pruebas covid realizadas al trabajador para contar con un historial sobre los controles al personal por la pandemia del Covid 19. El sistema permite registrar la fecha, el tipo de prueba, el tipo de resultado y el lugar de la prueba.

Pruebas EMO

Se pueden registrar los exámenes médico ocupacionales realizados al trabajador para contar con un historial sobre los controles médicos al personal donde se puede registrar la fecha de la prueba, el tipo y resultado de la prueba así con el lugar de la prueba.

Contrato 

Es el registro de los contratos laborales firmados por el trabajador donde se puede registrar la fecha de inicio, la fecha de caducidad, el número de contrato y se cuenta con la opción de subir la foto del contrato.

Foto

El sistema permite subir la foto del trabajador de un máximo de 200 kb de peso. 

Ficha

En la ficha en pdf del trabajador que se puede descargar donde se incluye la información según el formato de la empresa incluyendo su foto.

Movimiento del Personal

Es el registro de permisos, licencias, sanciones y diversas situaciones que generan un movimiento del trabajador y que es registrado por el jefe del área que es quien autoriza y genera el movimiento y que a su vez dependiendo del tipo de movimiento puede requerir la aprobación de la administración general.

En el registro se indica el tipo de movimiento , la fecha de inicio y fin. Si el tipo de movimiento debe tener aprobación de la administración aparecerá la opción «Estado». El formato en pdf descargable para firmar aparecerá como pendiente de aprobación hasta que lo realice el administrador, el jefe de área debe pasar el estado del documento de «Requisición» a «Por Aprobar» para que le aparezca al administrador el documento para que lo pueda revisar y pasar a estado aprobado u observado.

Por el link que se llama «Agregar Nuevo Movimiento» se puede agregar nuevos registro donde el sistema le mostrará la lista de trabajadores asignados a la persona que hará el registro, el tipo de movimiento, la fecha de inicio y la fecha final así como alguna especificación.

Luego de grabar el movimiento lo podrá descargar en PDF para su firma.