Se ha agregado una nueva opción para la gestión de Proyectos y/o Contratos con Clientes. Esta nueva opción permite generar un número único que se puede registrar en cada documento que tenga tenga relación con el mismo para obtener diversos reportes.

Esta opción puede ser de 3 tipos :

• Por Proyecto
• Mensual
• Anual

En el Primer caso si es por proyecto se refiere un trabajo único con el cliente que tiene un plazo y costos relacionados, se puede indicar en cada documento de venta, compras y caja chica o efectivo el número de Proyecto y/o Contrato y el sistema emitirá una liquidación donde usted podrá saber el margen de utilidad.

Por Proyecto también puede ser un servicio específico para uno o varios equipos del cliente por una única vez.

En el segundo y tercer caso son contratos mensuales por un servicio que se presta cada mes y que se paga mensualmente o de forma anual respectivamente.

Una vez que ingrese a la opción de Contratos con Clientes el sistema le mostrará la siguiente pantalla luego de escoger la empresa o sucursal:

Se muestran los 10 últimos Proyectos y/o Contratos registrados pero puede hacer una búsqueda por la opción «Busca un Proyecto o Contrato» donde se podrá ubicar por ruc , nombre, teléfono o contacto del cliente y observación.

Para agregar un nuevo Contrato primero debe tener registrado al cliente (Opciones Generales / Anexos / Clientes) y buscarlo por la opción «Busca un Cliente para Agregar un Nuevo Proyecto o Contrato» y presionar el botón «Buscar»

Luego el sistema le presentará la siguiente pantalla:

El sistema le pedirá la siguiente información:

• Fecha del Contrato : Es la fecha que se suscribe el contrato con el cliente.
• Cliente: Escoge el cliente de la lista que se muestra con las coincidencias de la búsqueda.
• Fecha de Inicio: Es la fecha que se contabiliza como inicio del proyecto o contrato o la fecha referencial para la facturación en el caso de un contrato mensual o anual.
• Fecha de Fin: Es la fecha que finaliza el contrato o la fecha límite del proyecto.
• Tipo: Si es por Proyecto, Mensual o Anual.
• Moneda : Soles o Dólares
• Importe: Importe del proyecto o importe que se facturará de manera mensual o anual.
• ¿El Proyecto/Contrato está concluido? : Si el proyecto o contrato ya fue concluido es importante marcarlo para que el sistema no lo siga tomando en cuenta como pendiente y siga apareciendo para asignarlo a documentos de venta o compra.
• Observaciones: Son especificaciones adicionales

Luego de Grabar el sistema agregará el contrato y podrá relacionarlo a información como Productos Contratados y Bienes del Cliente donde en el caso de servicios podrá indicar a que equipos o bienes del cliente atenderá.

En el caso de Bienes del Cliente podrá indicar información sobre los equipos o bienes al que les dará el servicio.

Para el caso de Productos Contratados se podrá agregar los productos o servicios que se le va a facturar al cliente, de esta manera cuando emita una factura e indique que corresponde a un determinado contrato el sistema jalará al detalle de la factura automáticamente los ítems como servicios o productos contratados por el cliente, reduciendo la probabilidad de errores y facilitar el trabajo del facturador.

Funciones que se irán Agregando Próximamente

Además de Gestionar los contratos con los clientes e integrarse con la facturación la opción Contratos Con Clientes tendrá los siguiente beneficios:

• Liquidación de Proyecto / Contrato : Para el caso de que se quiera llevar un control del margen de utilidad.
• Proyección de Ventas: Este reporte le emitirá una proyección de lo que tiene por facturar a cierta fecha según los contratos.
• Notificaciones automáticas de vencimientos de contrato o para la emisión de la factura.

Entre otras funciones que se seguirán agregando para mejorar esta nueva herramienta para la gestión de contratos con sus clientes.