Registro de Movimientos del Personal

El presente manual lo guiará en el registro del personal a su cargo el cual tiene un funcionamiento según el tipo de personal que hace el registro.

En el ERP Dataworking ahora se registra el legajo completo del personal donde también se indica si el trabajador es el administrador general, dirige una jefatura (Jefe de planta, jefe de Ssoma, Jefe de administración, jefe de logística o sus asistentes ) o si es un solicitante de movimiento de personal (Jefe de área o asistente el jefe de área)

El nuevo módulo de control de asistencia y registro del personal lo puede ubicar de la siguiente manera:

Por el ícono «Planilla» podrá acceder al módulo como se indica en la imagen.

Al ingresar al módulo de Planilla deberá ingresar a la opción «Movimiento del Personal», como se indica en la imagen.

Jefes de Área

Los Jefes de área pueden registrar movimientos del personal a su cargo dentro de su área. En el siguiente video se le guía en el registro de un movimiento de personal.

Luego de grabarlo el movimiento de personal estará con el estatus «Requisición» y podrá editarlo mientras esté en ese estatus. Si cambia el estatus a «Por Aprobar» usted ya no podrá editar el movimiento de personal a menos que lo vuelva al estatus «Requisición». Al pasar el movimiento al estatus «Por Aprobar» le llegará un correo a la jefatura que aprueba la petición y lo podrá visualizar en el sistema para proceder a su aprobación u observación.

Una vez que está aprobado el documento ya no lo podrá editar ni cambiar de estatus, ya estando aprobado el movimiento llegará a la administración de planta para seguir el trámite correspondiente.

Los Jefes de área o sus asistentes solo podrán visualizar los movimientos con estatus «Por Aprobar» o «Aprobados» por su área o los que registran ellos mismos.

Jefaturas

Las jefaturas aprueban los movimientos del personal que están con el estado «Por Aprobar» y que correspondan bajo su mando. También puede aprobar los movimientos que ellos mismos registren.

En el siguiente video podrá ver el proceso de aprobación de un movimiento.

La jefatura solo puede ver los movimientos con el estado «Por Aprobar» o ya aprobados por su jefatura y los registrados por ellos mismos.

Administración

La administración solo podrá ver los movimientos de personal ya aprobados por las jefaturas pero siendo la administración misma una jefatura podrá registrar movimientos del personal de su competencia como jefe de área y aprobarlos.

Gestión Aduanera

El módulo de Gestión Aduanera se encarga de la gestión de ingresos y salidas de las mercaderías de los clientes que almacenan sus importaciones en el depósito además de la gestión administrativa que involucra ya que el rubro está normado por la superintendencia de Aduanas.

El módulo cuentas con las siguientes opciones :

Carga del DAM

Registro Del SSA

Reportes del DAM

Reportes del SSA

Kardex de Mercaderías

INGRESO AL MÓDULO

Luego de ingresar al sistema por el panel de ingreso en el menú principal puede encontrar el ícono del nuevo de Gestión Aduanera

Al ingresar verá la pantalla con las opciones del menú del módulo.

DAM

El DAM es la Declaración Aduanera de Mercancías antes llamado DUA que se carga desde un excel donde se pega la información proveniente del portal de aduanas.

Al ingresar al DAM puede ingresar un nuevo registro que contendrá la información de la declaración.

Los DAM se ingresan por mes dentro de un periodo anual, puede cambiar de mes donde dice «Ver el mes de…» donde están los links para cada mes y en la parte inferior de la pantalla puede cambiar de Año.

Para ingresar una nueva DAM en la imagen donde se señala en la imagen de arriba en el campo que dice «Busca un Cliente para Agregar una DAM» puede ingresar el RUC o nombre del cliente.

Si el RUC o nombre o parte del nombre del cliente es ubicado por el sistema en la base de datos entonces lo podrá escoger sino el sistema le pedirá los datos para agregarlo como nuevo

Luego de ingresar los datos del cliente y la fecha de registro del DAM le da grabar.

El registro de agregará al sistema y al lado derecho verá la opción «Detalle».

Al ingresar al detalle verá la opción de subir un archivo de excel

El DAM como ve en el portal de Aduana se sombrea y con Ctrl+C y Ctrl + V se copia a un archivo nuevo de excel.

Debe sombrearse toda la página incluyendo el link final que dice «Retornar» como se indica en rojo en la siguiente imagen:

Cuando se pega el texto en el excel se debe hacer como «Pegado especial» y «Texto sin Formato» y si el excel le presenta una pantalla previa con la forma de importación indicar en Conjunto de Caracteres : Unicode UTF-8 como se indica en la siguiente imagen.

Lo demás campos dejarlo como se ve en la imagen.

Grabe el archivo de excel con el nombre que prefiera, este archivo es el que subirá por la opción para subir el excel como indico en la imagen de mas arriba (Imagen 6), al darle al botón «Seleccionar Archivo» podrá buscar el excel dentro de su computadora y al seleccionar el botón «Importar» el DAM se agregará al sistema y se verá de la siguiente manera:

El sistema almacena toda la información que viene del DAM y que será usada en las demás opciones.

Facturación

La Nueva opción de facturación tiene como fin agilizar los procesos de venta en puntos de atención al cliente incluyendo el acceso rápido a opciones relacionadas como la gestión de membresías y la actualización de la información de los clientes.

Luego de ingresar a la plataforma pueden ingresar directamente por el link «Centro de Atención al Cliente» que lo llevará directamente a la nueva opción de facturación o ingresando al módulo de Ventas donde podrán encontrar el link «Facturación».

Membresías

Para Agregar/Modificar información de las membresías, agregar las visitas de los abonados o editar los datos de los clientes abonados ingresar al link que dice «Membresías» como se muestra en la siguiente imagen

Luego de ingresar al Link «Membresías» el sistema le mostrará la información del abonado si encuentra sus datos.

En el siguiente video veremos como se agrega una asistencia, se editan datos de la membresía y datos del cliente

Como pueden ver en el video pueden registrar la asistencia del abonado, editar la información de su membresía y editar los datos del cliente.

En la opción de membresías puede editar el número de asistencias a la fecha y el sistema contará a partir de ese número las nueva asistencias.

Demo ERP Dataworking

Dataworking es un ERP en plataforma WEB que se adapta a cada empresa para atender sus requerimientos. Nuestra misión es darle a nuestros clientes una herramienta útil y que crezca junto a su empresa.

Dataworking es una plataforma flexible que admite las personalizaciones que necesita el cliente para que el sistema se adecúe a su forma trabajo, por ello a diferencia de otras plataformas no solo les damos soporte técnico también desarrollamos y vamos agregando al sistema lo que su empresa necesita a lo largo del tiempo ya que constantemente hay cambios en todo aspecto y las empresas de deben ir adecuando, Dataworking también se va adecuando y va avanzando junto sus clientes.

En términos generales detallamos los aspectos mas importantes del ERP Dataworking

Ventas

En el módulo de Ventas el sistema cuenta con opciones para la elaboración de proformas según el formato del cliente con la opción de mostrar imágenes del producto, las proformas se pueden canjear por pedidos y estos (o las proformas directamente) por Guías de remisión o comprobantes de pago electrónico.

En el caso de comprobantes electrónicos Dataworking trabaja con el ERP que contrate.

El sistema cuenta con reportes detallados de pedidos, proformas, ventas en formato interno y sunat además del detalle de ventas.

En el siguiente video les mostramos el módulo de ventas

Tesorería

El módulo de tesorería tiene múltiples utilidades como son cobranzas, pagos, caja chica, pago de obligaciones mensuales, flujo de cobranza y de pagos, libro caja, letras por cobrar y por pagar, transferencias entre cuentas, facturas negociables, cambio de moneda, entre otros.

Puede subir también imágenes de las constancias de cobros y pagos y así el sistema lo ayudará a ubicar documentos fácilmente.

El sistema cuenta con reportes detallados de cuentas por cobrar, cuentas por pagar, saldos y movimientos de caja, reportes históricos entre otros.

En el siguiente video les mostramos el módulo de tesorería

Almacén

En el módulo de almacén se registran los productos, subir imágenes de los mismos e incluso registrar fichas técnicas, los productos se clasifican por líneas y sub-líneas y demás información de interes.

Se registran los ingresos por diversos conceptos Sunat al igual que las salidas, requerimiento de almacén y de compra, kardex por unidades y valorizado, movimientos por periodo, control de activos fijos, toma de inventario entre otras opciones.

El módulo también cuenta con reportes detallados de ingresos, salidas y requerimientos de almacén y de compra.

En el siguiente video les mostramos el módulo de almacén.

Compras

El módulo de compras cuenta con la opción de Ordenes de compra que se pueden canjear por ingresos al almacén, dependiendo de como trabaje la empresa, los productos pueden ingresar por compras o por la opción de ingresos del módulo de almacén. Por la opción de compras también se registran los diferentes gastos y relacionarlos a centros de costo.

El módulo cuentas con reportes detallados de órdenes de compra, registro de compras interno y tributario y detalle de compras.

En el siguiente video les mostramos el módulo de compras

Estadísticas

Dataworking cuenta con estadísticas gráficas sobre ventas, clientes, productos, comparaciones entre líneas, entre otros, también cuenta con herramientas que permiten al usuario ubicar rápidamente los movimientos de un documento y sus canjes.

Por ejemplo al ingresar la Orden de Compra el sistema muestra la lista de productos y como se canjearon por ingresos al almacén pudiendo ver el documento desde la misma pantalla, ello le permitirá saber rápidamente al usuario como ha ingresado cada producto.

En el siguiente video les mostramos el módulo de Estadísticas

Registro y Pago de Obligaciones

La opción de Obligaciones en el ERP Dataworking son pagos mensuales que debe pagar la empresa a terceros al asumir diversos tipos de compromisos, las obligaciones se clasifican por tipos.

En el módulo de caja encontrará la opción «Tipos de Obligación» donde podrá registrar los diferentes tipos de obligaciones que tiene la empresa como fraccionamientos Sunat, préstamos bancarios, leasing, etc.

En el mismo módulo podrá encontrar la opción obligaciones donde podrá registrar el cronograma de pago.

Al ingresar a la opción «Obligaciones» para agregar un nuevo cronograma debe escoger la opción «Agregar Nueva Obligación» y el sistema le presentará una pantalla para registrar los datos generales

Se debe registrar un nombre detallado, la fecha referencial, el día de vencimiento de cada cuota, el tipo de obligación, la moneda y una observación si es necesario. El check que se llama «Cerrar Obligación» es para el caso de que una obligación ahora es parte de otro fraccionamiento u obligación o por algún motivo ya no se seguirá pagando y por tanto ya no figurará como obligación pendiente.

Luego de seleccionar el botón grabar se agregará la obligación y podrá registrar el cronograma.

Por defecto se muestran las obligaciones «Activas» y con cuotas pendientes de pago, si se escoge ver las obligaciones «Canceladas» se muestran las obligaciones activas y con todas las cuotas pagadas. Por último si se escoge ver las obligaciones «Cerrados/Anulados» el sistema mostrará las obligaciones que se encuentran anulada o cerradas sin haberse terminado de pagar.

Cuando una obligación tiene al menos una cuota pagada total o parcialmente ya no puede se anular, solo cerrar.

Cuando se terminan de pagar todas las cuotas el sistema pasa la obligación a estatus de «Cancelado». Si una obligación se da por «Cerrada» ya no se podrán pagar las cuotas pendientes por tesorería.

La lista de cuotas se puede descargar a Excel y PDF por los link con imágenes ubicados al lado derecho de cada registro.

En la imagen de arriba donde se ve la obligación registrada, al lado derecho en color rojo está la opción «Detalle» para ingresar al registro de las cuotas.

Al escogerse la opción «Agregar Cuotas» se muestran 3 campos que son:

Fecha del Contrato : Es la fecha de contrato o referencia de inicio

Cuotas : Es la cantidad de cuotas que se van a Generar.

Importe : Es el importe cada cuota

Al presionar el botón «Grabar» el sistema generará la cantidad de cuotas indicadas , todas con el mismo importe.

Cada cuota puede editarse, en muchos casos algunas cuotas generalmente la primera y la última son diferentes porque son un pago inicial o por un ajuste.

Al extremo derecho de cada cuota se pueden encontrar los enlaces «Editar» y «Eliminar» para cambiar el importe de la cuota o para registrar el valor del capital y del interés de cada cuota y también podrá eliminar el registro.

En la parte inferior podrán ver los totales y también un link para eliminar todas las cuotas pendientes.

Pago de Cuotas

En el módulo de tesorería en la opción «Pagos» podrá registrar el pago de cada cuota.

Al momento de ingresar a la opción de Pagos podrá ingresar al link «Agregar Nuevo Voucher» para aperturar un nuevo registro.

Luego de indicar la fecha, escoger el Sub-Diario el sistema y seleccionar el botón Grabar el sistema agregará el registro y podrá agregar el pago.

Al ingresar a la opción «detalle» podrá agregar los pagos correspondientes por la siguiente pantalla:

Escoger la opción «Obligaciones».

Luego escoger la obligación que va a pagar.

El sistema le mostrará las cuotas pendientes y podrá pagar una o varias cuotas incluso parte de ellas y escoger la caja, el concepto que está relacionado a una cuenta contable, el número de operación si hubiera, código financiero si corresponde y el medio de pago (Sunat).

Luego de presionar el botón Grabar el sistema agregará el pago y actualizará automáticamente los saldos de las cuotas pendientes de la obligación escogida.

Módulo de Planilla

El Módulo de Planilla en su primera etapa comprende el control de asistencia del Personal y toda la información sobre el trabajador.

Esquema del Control de Asistencia

De acuerdo a los horarios y sistema de trabajo asignados al trabajador se genera el control diario de asistencia esperado el cual se cruza con los movimientos de personal registrados durante el mes.

El resultado se cruza con la información del huellero que se descarga del sistema que lo controla y se sube al control de acceso generado para que el sistema de un informe final.

El sistema permite realizar ajustes en el caso de diferencia entre la información del huellero y el control de asistencia esperado.

A continuación de detallan las opciones que deben ser registradas para poner el operación el módulo

• Horarios
• Registro de Áreas y Sub-Áreas de trabajo del Personal.
• Tipos de Movimiento del Personal
• Conceptos se Planilla
• Movimientos del Personal
• Personal por Usuario

Horarios

En esta opción se registran los horarios de ingreso al centro de trabajo, hora de salida al refrigerio y de reingreso a labores y la hora de salida de todos los días de acuerdo al sistema de trabajo ( Conceptos de Planilla / Sistemas de Trabajo ).

Se pueden agregar mas horarios y se debe indicar por cada día la hora de ingreso al centro la laboral, la hora de salida al refrigerio, la hora de re-ingreso y la hora de salida.

Registro de Áreas y Sub-Áreas de Trabajo

Las Áreas y Sub-Áreas como lo organiza la administración para efectos de control de personal no es necesariamente la misma como lo organiza la empresa para su estructura comercial o de producción es por ello que se debe registrar en esta opción el área de sub-área donde se desempeña el trabajador.

Se pueden agregar nuevas áreas por la opción «Agregar Nueva Área» como se ve en la imagen en color rojo en la parte superior, el sistema solo le pedirá el nombre. A la derecha de cada registro están las opciones de editar y eliminar registro.

A la derecha de cada área se encuentra un link en rojo que se llama «Sub-Área» donde puede registrar todas las sub-áreas de cada área.

Al ingresar a esta opción podrá el nombre del área donde se encuentra como se indica en la imagen con la flecha roja y puede agregar una nueva sub-área.

Tipos de Movimiento de Personal

Los tipos de movimiento de personal son los  permisos, licencias, sanciones y diversas situaciones que generan un movimiento o situación con el personal y también los movimientos normales diarios y previstos de acuerdo al calendario regular y horario asignado al trabajador como pueden ser asistencia diurna, nocturna, dominical , etc.

Algunos tipos de movimientos requieren autorización del jefe de área como por ejemplo día libre trabajado, licencias por maternidad o paternidad, vacaciones, etc. y en algunos casos adicionalmente autorización de la administración como es el caso del permiso remunerado o adelanto de vacaciones.

Los tipos de movimiento de personal que requieren autorización del jefe de área y/o aprobación de la administración aparecen para se escogidos en el registro de movimientos de personal. 

Todos los movimientos de personal el sistema lo usa para elaborar el control diario de asistencia del personal.

Puede agregar mas tipos de movimiento por la opción «Agregar Nuevo Tipo» que se encuentra en la parte superior en color rojo.

El sistema le pedirá el nombre, una abreviación que es la que se mostrará en el control diario de asistencia, un campo de especificaciones donde se detalla a que se refiere el movimiento y se muestra también en la pantalla del registro de movimientos del personal para que le sirva de referencia a la persona que hace el registro. Todos los movimientos pueden ser editados y eliminados por la persona que tiene el acceso.

Conceptos de Planilla

Es la información que se requiere para el registro de la hoja de vida e información elemental del trabajador como por ejemplo grupo, alta de t-registro,  sctr pensión, etc. así como conceptos para otras opciones como tipos de pruebas covid y Emo, sistemas de trabajo, etc.

Pueden agregar mas conceptos de planilla por la opción «Agregar Nuevo Concepto» que se encuentra en la parte superior en color rojo.

Al lado derecho de cada registro está en link que dice «Detalle» donde puede agregar cada una de las opciones de cada concepto de planilla.

Por ejemplo si vemos el detalle del concepto «Estado de Contratación» veremos sus opciones

Pueden agregar mas items por cada concepto, editarlos o eliminarlos.

Personal por Usuario

Cada área de la empresa tiene trabajadores asignados dirigidos por el jefe del área, en esta opción se debe indicar cuales son los trabajadores asignados al jefe de área ya que es la persona que registra los movimientos del personal que requieren autorización y/o aprobación.

Al ingresar a esta opción debe escoger el Usuario como se ve la imagen resaltado con un rectángulo rojo y el sistema le mostrará a los trabajadores asignados.

Si se quiere asignar mas trabajadores escoger el Link que se llama «Asigna Personal al Usuario»

El sistema le mostrará la lista de trabajadores y podrá marca un check en la caja que está resaltada en rojo en la imagen a cada trabajador que quiera asignar.

Luego de debe grabar las asignaciones con el botón «Agregar los Seleccionado»

Registro del Personal

En esta opción se permite el registro básico del trabajador así como su hoja de vida e información como pruebas covid, pruebas emo, contratos, fotos del trabajador y descarga de la ficha del trabajador.

Puede agregar mas personal por el link que se llama «Agregar Nuevo Personal» y se le mostrará una pantalla que se divide en varias pestañas.

Información General : Es la información elemental como nombres, número de documento, horario y sistema de trabajo, grupo de trabajo, cargo, etc. que son datos suficientes para el registro inicial del trabajador dejando pendiente el registro del resto de la información por parte de la administración.

Datos Personales : Es la información personal del trabajador como fecha y lugar de nacimiento, género, nacionalidad y estado civil y de características como la talla.

Estudios : Es la información de los estudios primarios, secundarios y superior del trabajador así como especialidad y título obtenido.

Domicilio : Es la información de la dirección actual y según DNI en forma detallada. La información de todos los departamentos / provincia / distrito de todo el país está cargado en el sistema para contar con el ubigeo.

Familiares : Son los datos del padre, madre y cónyugue del trabajador además de los hijos y otros.

Ficha: Son los datos de contratación que serán necesarios para generar la información para la Sunat o el ministerio de trabajo como la fecha de ingreso a la empresa, fecha de ingreso a planilla, seguro de vida ley, fondo de jubilación, centro de costo, estado de contratación, remuneración bruta, horas de trabajo, entre otros.

Beneficios Laborales : Son las facilidades que brinda la empresa al trabajador como pensión de alimentación, alojamiento y movilidad asignada.

Información Laboral : Es la información de los 2 últimos 2 centros de labores y los motivos de retiro.

Información Bancaria : Son los datos bancarios del trabajador como número de cuenta, cci, tipo de cuenta y banco.

Opciones Adicionales al Registro de Personal

Pruebas Covid

Se pueden registrar las pruebas covid realizadas al trabajador para contar con un historial sobre los controles al personal por la pandemia del Covid 19. El sistema permite registrar la fecha, el tipo de prueba, el tipo de resultado y el lugar de la prueba.

Pruebas EMO

Se pueden registrar los exámenes médico ocupacionales realizados al trabajador para contar con un historial sobre los controles médicos al personal donde se puede registrar la fecha de la prueba, el tipo y resultado de la prueba así con el lugar de la prueba.

Contrato 

Es el registro de los contratos laborales firmados por el trabajador donde se puede registrar la fecha de inicio, la fecha de caducidad, el número de contrato y se cuenta con la opción de subir la foto del contrato.

Foto

El sistema permite subir la foto del trabajador de un máximo de 200 kb de peso. 

Ficha

En la ficha en pdf del trabajador que se puede descargar donde se incluye la información según el formato de la empresa incluyendo su foto.

Movimiento del Personal

Es el registro de permisos, licencias, sanciones y diversas situaciones que generan un movimiento del trabajador y que es registrado por el jefe del área que es quien autoriza y genera el movimiento y que a su vez dependiendo del tipo de movimiento puede requerir la aprobación de la administración general.

En el registro se indica el tipo de movimiento , la fecha de inicio y fin. Si el tipo de movimiento debe tener aprobación de la administración aparecerá la opción «Estado». El formato en pdf descargable para firmar aparecerá como pendiente de aprobación hasta que lo realice el administrador, el jefe de área debe pasar el estado del documento de «Requisición» a «Por Aprobar» para que le aparezca al administrador el documento para que lo pueda revisar y pasar a estado aprobado u observado.

Por el link que se llama «Agregar Nuevo Movimiento» se puede agregar nuevos registro donde el sistema le mostrará la lista de trabajadores asignados a la persona que hará el registro, el tipo de movimiento, la fecha de inicio y la fecha final así como alguna especificación.

Luego de grabar el movimiento lo podrá descargar en PDF para su firma.

Registro de Compras

El Registro de Compras tiene 2 formas de funcionar en el ERP Dataworking

1- Mediante el registro del documento completo para que las compras ingresen directamente el almacén.

2- Registrar la compra (con guía de remisión del proveedor ) por el módulo de almacén como Guía interna de ingreso y registrar el comprobante aparte relacionándolo a la guía o a la orden de compra para control logístico, pago de proveedores y para el control del área contable.

El módulo de compras además recibe de forma automática los comprobantes registrados por caja chica o por la opción de Cuentas por Rendir (Viáticos y Movilidad).

El Sistema tiene unos seteos que se ajustan de acuerdo a cada empresa dependiendo como trabaje, por ello en el sistema se indica si la empresa que usa el sistema realiza sus ingresos al almacén por medio de una guía interna de ingreso o con el comprobante del proveedor y eso depende de sus procesos internos.

Luego de escoger el ícono del menú principal de nombre «Compras y Gastos» se le presentará el menú del módulo de compras.

Ingresar el Registro de Compras

Luego el sistema le pedirá escoger la empresa/sucursal y se le presentará la siguiente pantalla.

En cuadro de texto señalado en la imagen que dice «Busca un Documento» pude ubicar un documento por nombre o ruc del proveedor, observaciones, número del documento, importe total, número de orden interno contable y código de registro.

En el otro cuadro de texto señalado en la imagen que dice «Busca un proveedor para agregar un nuevo documento» se ingresa el ruc o nombre de un proveedor y si el sistema ubica coincidencias en la base de datos el usuario lo podrá escoger.

pero si no lo ubica el sistema buscará el ruc en el padrón Sunat que el sistema tiene cargado y si lo ubica mostrará lo siguiente:

Por medio del RUC el sistema ubicará el nombre del proveedor.

Si el sistema no lo ubica en el padrón mostrará lo siguiente:

Pero puede registrar directamente el RUC del proveedor y su nombre en los cuadro de texto «Proveedor» y «Nombre o Razón Social» respectivamente y el sistema lo agregará automáticamente a la base de datos como nuevo proveedor y se asignará al documento que está ingresando.

Del padrón Sunat llega poca información, de hecho el sistema solo recibe el nombre, por lo tanto en el registro de proveedores (Módulo de Opciones Generales) puede completar su información. El padrón Sunat se actualiza periódicamente en el ERP Dataworking.

Las compras en el sistema se ven por mes y por defecto se muestran las compras del mes actual pero puede cambiar de mes de la siguiente manera.

En la imagen se ha marcado en rojo los meses , al darle clic en cualquiera el sistema cambiará de mes dentro del año actual. En la parte final de la pantalla del registro de compras podrá cambiar de año y sucursal.

Registro de Compras con ingreso directo al almacén

Ahora que ya sabemos como ubicar al proveedor y como funciona la pantalla del registro de compras veamos un video de como se registra el documento completo cuyos productos ingresarán directamente al almacén.

Como se ve en el video el registro de una compra es muy sencillo y lo que se grabada va directamente al kardex.

En el sistema se puede indicar si lo que vas a ingresar es un ingreso al almacén, solo comprobante o un recibo por honorarios

Como se ve en la imagen para este caso siempre debe estar seleccionado el tipo de registro «Ingreso al almacén». Por defecto está marcado para las empresas que trabajan de esta manera.

Registro de Solo Comprobantes o Recibos por Honorarios

En el registro de compras se pueden agregar solo documentos directamente o provenientes de una orden de compra cuyo detalle se canjea por una Guía Interna de ingreso al almacén ( Ver Manual de Ordenes de Compra).

Para agregar solo comprobante el comprobante sin ingreso al almacén se escoge la opción «Solo Comprobante» o «Recibos por Honorarios» si es el caso como se ve en la siguiente imagen:

Luego presionar el botón «Establecer» y el sistema pedirá los datos correspondientes para cada caso. Dependiendo como trabaja su empresa la parte de compras la opción «solo comprobante» esta seleccionada por defecto.

Si quiere agregar el comprobante del proveedor canjeándolo desde una orden de compra para que se relacionen escoja la opción «Canje desde Orden de Compra» y el sistema le mostrará la lista de OC aprobadas, activas y que no se hayan canjeado antes ya que la relación es de 1 a 1, es decir, una Orden de Compra con una sola factura del proveedor.

Luego de escoger la Orden de Compra el sistema le mostrará el proveedor, la moneda y deberá indicar la fecha de emisión del documento, la fecha de vencimiento, la fecha de recepción, escoger el tipo de documento, registrar la serie, el número de documento, el periodo y mes de registro y otros datos no obligatorios. Los importes vienen de la Orden de Compra.

Sin la Orden de Compra se registró con el indicativo de que es un servicio con recibo por honorarios el comprobante se registrará con ese tipo de documento.

Una vez que escoge el botón grabar el documento se agrega al registro de compras.

Para el registro directo de solo comprobantes y recibos por honorarios veremos el siguiente video.

Si el proveedor existe el sistema los mostrará como opción para escoger pero si no lo ubica se buscará en el padrón Sunat y si aún sigue sin ubicarse el usuario podrá ingresar el número de ruc y el nombre del proveedor. Cuando se busca a un proveedor es mas conveniente hacerlo por RUC ya que el sistema no lo buscará en el padrón por nombre. Si el número de RUC ingresado es ubicado en el sistema al momento de grabar el comprobante no lo agrega como proveedor nuevo sino que el sistema usa el código encontrado.

Relacionar comprobante con ordenes de compra.

Los comprobantes de un proveedor que no provengan de un canje desde una Orden de Compra se puede relacionar a una para casos de gastos adicionales a la compra. En el siguiente video les mostramos como se realiza la relación.

Una vez que ingrese a la opción «Relac. O/C» el sistema lo llevará a otra pantalla y le pedirá que ubique la orden sea por el código, número interno o nombre del proveedor. Cada comprobante solo puede relacionarse a una sola orden de compra. La opción «Relac. O/C» solo aparece para comprobantes que no vengan canjeados desde una Orden de Compra y que no sean del tipo de ingreso al almacén.

Subir Imágenes

Se pueden subir imágenes del comprobante y de hasta 2 vouchers de pago que generalmente son por el pago de un adelanto y otro por la cancelación, en el siguiente video les enseñamos a subir imágenes.

Las imágenes pueden ser subidas y eliminadas, en el caso de los voucher de pago pueden descargarlo en un pdf como se indica en el video.

Conceptos por Cliente

Se ha subido una nueva opción de Asignación de Conceptos por Cliente para que las asignaciones de conceptos sea mas fácil sobre todo para casos de nuevos usuarios a los que se les asignará muchos conceptos, también para ver fácilmente que conceptos se asignaron a los usuarios actuales y agregarles nuevos o eliminarlos.

Al ingresar a la opción de «Conceptos por Cliente» se escoge igualmente la empresa y en la pantalla que se muestra puede escoger al usuario para ver que conceptos tiene asignado.

Si quiere agregar conceptos para un determinado usuario solo debe escogerlo y en el campo «Busca un Cliente para Agregar un Nuevo Concepto» ingrese una referencia del cliente como puede ser ruc, nombre, contacto y presionar el botón «Buscar»

Luego se presentarán los campos opcionales para las provisiones.

En la parte inferior de la pantalla se mostrarán todos los conceptos que no hayan sido previamente asignados al usuario escogido.

puede seleccionarlos marcando el check ubicado a la derecha de cada registro.

Los campos que se muestran en la imagen anterior como «Porcentaje de la facturación», «Cruzar con cliente..», «comisiones», etc. se aplican a todos los conceptos escogidos, ello debe tomarse en cuenta por ello es mejor escoger los conceptos por grupos de acuerdo a lo que están afectos o pueden no estar afectos a ninguna de las condiciones que se muestran en la imagen anterior. También puede escoger todos los conceptos que va a asignar y si luego a algún registro deben asignarle alguna condición puede editarlo.

Si al editar un registro quiere cancelar, en la parte inferior tiene la opción que se llama «Cancelar Operación.»

Pueden hacer una búsqueda de concepto asignado por usuario por el campo de búsqueda que está ubicada en la parte superior de la pantalla

La búsqueda se puede hacer por cliente, documento del cliente, centro de costo y nombre del concepto.

Contratos Con Clientes

Se ha agregado una nueva opción para la gestión de Proyectos y/o Contratos con Clientes. Esta nueva opción permite generar un número único que se puede registrar en cada documento que tenga tenga relación con el mismo para obtener diversos reportes.

Esta opción puede ser de 3 tipos :

• Por Proyecto
• Mensual
• Anual

En el Primer caso si es por proyecto se refiere un trabajo único con el cliente que tiene un plazo y costos relacionados, se puede indicar en cada documento de venta, compras y caja chica o efectivo el número de Proyecto y/o Contrato y el sistema emitirá una liquidación donde usted podrá saber el margen de utilidad.

Por Proyecto también puede ser un servicio específico para uno o varios equipos del cliente por una única vez.

En el segundo y tercer caso son contratos mensuales por un servicio que se presta cada mes y que se paga mensualmente o de forma anual respectivamente.

Una vez que ingrese a la opción de Contratos con Clientes el sistema le mostrará la siguiente pantalla luego de escoger la empresa o sucursal:

Se muestran los 10 últimos Proyectos y/o Contratos registrados pero puede hacer una búsqueda por la opción «Busca un Proyecto o Contrato» donde se podrá ubicar por ruc , nombre, teléfono o contacto del cliente y observación.

Para agregar un nuevo Contrato primero debe tener registrado al cliente (Opciones Generales / Anexos / Clientes) y buscarlo por la opción «Busca un Cliente para Agregar un Nuevo Proyecto o Contrato» y presionar el botón «Buscar»

Luego el sistema le presentará la siguiente pantalla:

El sistema le pedirá la siguiente información:

• Fecha del Contrato : Es la fecha que se suscribe el contrato con el cliente.
• Cliente: Escoge el cliente de la lista que se muestra con las coincidencias de la búsqueda.
• Fecha de Inicio: Es la fecha que se contabiliza como inicio del proyecto o contrato o la fecha referencial para la facturación en el caso de un contrato mensual o anual.
• Fecha de Fin: Es la fecha que finaliza el contrato o la fecha límite del proyecto.
• Tipo: Si es por Proyecto, Mensual o Anual.
• Moneda : Soles o Dólares
• Importe: Importe del proyecto o importe que se facturará de manera mensual o anual.
• ¿El Proyecto/Contrato está concluido? : Si el proyecto o contrato ya fue concluido es importante marcarlo para que el sistema no lo siga tomando en cuenta como pendiente y siga apareciendo para asignarlo a documentos de venta o compra.
• Observaciones: Son especificaciones adicionales

Luego de Grabar el sistema agregará el contrato y podrá relacionarlo a información como Productos Contratados y Bienes del Cliente donde en el caso de servicios podrá indicar a que equipos o bienes del cliente atenderá.

En el caso de Bienes del Cliente podrá indicar información sobre los equipos o bienes al que les dará el servicio.

Para el caso de Productos Contratados se podrá agregar los productos o servicios que se le va a facturar al cliente, de esta manera cuando emita una factura e indique que corresponde a un determinado contrato el sistema jalará al detalle de la factura automáticamente los ítems como servicios o productos contratados por el cliente, reduciendo la probabilidad de errores y facilitar el trabajo del facturador.

Funciones que se irán Agregando Próximamente

Además de Gestionar los contratos con los clientes e integrarse con la facturación la opción Contratos Con Clientes tendrá los siguiente beneficios:

• Liquidación de Proyecto / Contrato : Para el caso de que se quiera llevar un control del margen de utilidad.
• Proyección de Ventas: Este reporte le emitirá una proyección de lo que tiene por facturar a cierta fecha según los contratos.
• Notificaciones automáticas de vencimientos de contrato o para la emisión de la factura.

Entre otras funciones que se seguirán agregando para mejorar esta nueva herramienta para la gestión de contratos con sus clientes.