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Contratos Con Clientes

Se ha agregado una nueva opción para la gestión de Proyectos y/o Contratos con Clientes. Esta nueva opción permite generar un número único que se puede registrar en cada documento que tenga tenga relación con el mismo para obtener diversos reportes.

Esta opción puede ser de 3 tipos :

  • Por Proyecto
  • Mensual
  • Anual

En el Primer caso si es por proyecto se refiere un trabajo único con el cliente que tiene un plazo y costos relacionados, se puede indicar en cada documento de venta, compras y caja chica o efectivo el número de Proyecto y/o Contrato y el sistema emitirá una liquidación donde usted podrá saber el margen de utilidad.

Por Proyecto también puede ser un servicio específico para uno o varios equipos del cliente por una única vez.

En el segundo y tercer caso son contratos mensuales por un servicio que se presta cada mes y que se paga mensualmente o de forma anual respectivamente.

La opción de Contratos con Clientes lo pueden ubicar en el Módulo de Ventas

Una vez que ingrese a la opción de Contratos con Clientes el sistema le mostrará la siguiente pantalla luego de escoger la empresa o sucursal:

Se muestran los 10 últimos Proyectos y/o Contratos registrados pero puede hacer una búsqueda por la opción «Busca un Proyecto o Contrato» donde se podrá ubicar por ruc , nombre, teléfono o contacto del cliente y observación.

Para agregar un nuevo Contrato primero debe tener registrado al cliente (Opciones Generales / Anexos / Clientes) y buscarlo por la opción «Busca un Cliente para Agregar un Nuevo Proyecto o Contrato» y presionar el botón «Buscar»

Luego el sistema le presentará la siguiente pantalla:

El sistema le pedirá la siguiente información:

  • Fecha del Contrato : Es la fecha que se suscribe el contrato con el cliente.
  • Cliente: Escoge el cliente de la lista que se muestra con las coincidencias de la búsqueda.
  • Fecha de Inicio: Es la fecha que se contabiliza como inicio del proyecto o contrato o la fecha referencial para la facturación en el caso de un contrato mensual o anual.
  • Fecha de Fin: Es la fecha que finaliza el contrato o la fecha límite del proyecto.
  • Tipo: Si es por Proyecto, Mensual o Anual.
  • Moneda : Soles o Dólares
  • Importe: Importe del proyecto o importe que se facturará de manera mensual o anual.
  • ¿El Proyecto/Contrato está concluido? : Si el proyecto o contrato ya fue concluido es importante marcarlo para que el sistema no lo siga tomando en cuenta como pendiente y siga apareciendo para asignarlo a documentos de venta o compra.
  • Observaciones: Son especificaciones adicionales

Luego de Grabar el sistema agregará el contrato y podrá relacionarlo a información como Productos Contratados y Bienes del Cliente donde en el caso de servicios podrá indicar a que equipos o bienes del cliente atenderá.

En el caso de Bienes del Cliente podrá indicar información sobre los equipos o bienes al que les dará el servicio.

Para el caso de Productos Contratados se podrá agregar los productos o servicios que se le va a facturar al cliente, de esta manera cuando emita una factura e indique que corresponde a un determinado contrato el sistema jalará al detalle de la factura automáticamente los ítems como servicios o productos contratados por el cliente, reduciendo la probabilidad de errores y facilitar el trabajo del facturador.

Funciones que se irán Agregando Próximamente

Además de Gestionar los contratos con los clientes e integrarse con la facturación la opción Contratos Con Clientes tendrá los siguiente beneficios:

  • Liquidación de Proyecto / Contrato : Para el caso de que se quiera llevar un control del margen de utilidad.
  • Proyección de Ventas: Este reporte le emitirá una proyección de lo que tiene por facturar a cierta fecha según los contratos.
  • Notificaciones automáticas de vencimientos de contrato o para la emisión de la factura.

Entre otras funciones que se seguirán agregando para mejorar esta nueva herramienta para la gestión de contratos con sus clientes.

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Nuevo Registro de Clientes

Se ha subido una nueva opción de Registro de Clientes, que tiene la misma información para registrar pero de forma mas ordenada y adecuado al nuevo formato de pantallas que se ha ido implementando orientado a ahorrar tiempo con menos clics, solucionar dificultades reportadas por los usuarios y aportar mayor solidez al sistema.

Se ingresa por la misma ruta como Módulo de Clientes / Anexos / Clientes.

La pantalla muestra solo a los 10 últimos clientes registrados, se puede indicar una búsqueda o puede migrar toda la lista a excel

Si quiere agregar un nuevo cliente solo escoge la opción «Agregar Nuevo Cliente«

Cuando selecciona la opción «Agregar Nuevo Cliente» aparecerá una pantalla con 4 pestañas que son las siguientes:

Información General

Son los campos generales del cliente como su nombre o razón social, dirección, contacto, teléfonos, etc.

Cuenta con algunos campos ya escogidos por defecto como la Zona (si no clasifica a sus clientes por zonas se encuentra seleccionado Lima), Personal Asignado (Si no tiene comerciales por defecto está oficina) , tipo de documento, etc.

EL sistema controla que no se dupliquen los clientes verificando que no se registre un cliente con el mismo número de RUC o nombre , para el caso de clientes del extranjero puede utilizar —- (4 guiones seguidos) y el sistema identificará que es un cliente no domiciliado que no tiene un número que lo identifique.

También se puede indicar la Zona y Sub – Zona del cliente si se van a organizar de esa manera. Si se quieren agregar mas zonas y sub-zonas lo puede hacer por las opciones que están en el mismo módulo de opciones generales.

Para Facturación Electrónica.

Según el formato de facturación electrónica se debe incluir información adicional del cliente mas específica como Dirección, Ubigeo, Urbanización, Departamento, Provincia, Distrito y País que por defecto es Perú (Si quiere agregar mas países debe ir a la opción del módulo de Opciones Generales / Configuración / Tabla Propia – Prefijo Código de País – Sunat).

Información Adicional

Es información que puede utilizar dependiendo de su forma de trabajo en el sistema como por ejemplo indicar si el cliente fue contactado por redes sociales, si el cliente es también trabajador, nombre comercial, código interno o una lista de precios específica.

Información Contable

Es el registro de las cuentas contables para ventas en soles y dólares si para la interface con el sistema contable se trabaja con cuentas específicas por cliente.

Luego por el botón «Grabar» toda la información registrada en las pestañas de grabará.

Al lado derecho de cada registro puede editar o eliminar el registro, si escoge la opción «Eliminar» el cliente quedará con estado «anulado».

Si el cliente tiene mas de una dirección que se debe indicar en las facturación / Guía de remisión se pueden agregar a la opción «Direcciones».

Al escoger la opción «Nuevo Item» se agrega la dirección, razón social si también cambia el nombre o se debe indicar el nombre de la sucursal, anexo sunat, entre otros datos opcionales.

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Nuevo Control de Acceso al ERP Dataworking desde el…

Dataworking mejora cada día y parte de su evolución es la mejoras en la seguridad, por ello desde el primero de diciembre entrará en funcionamiento un nuevo Panel de Ingreso donde se ingresará el nombre de la empresa (un solo nombre corto o abreviación de la razón social), su correo electrónico y su clave habitual.

Por ello cada usuario deberá tener registrado su correo institucional para acceder al sistema en reemplazo del código de usuario actual.

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Toma de Inventario

Ahora en su ERP Dataworking cuenta con la opción de Toma de Inventario que le ayudará a corregir sus stocks de forma más rápida.

La opción de Toma de Inventario guarda el stock que haga en una determinada fecha, puede descargar un formato en excel con la lista de productos para que registre su conteo físico que luego podrá subir al sistema para que calcule las diferencias que también pueden descargarse en excel para que las evalúe.

De esta manera podrá saber rápidamente que diferencias tiene por revisar.

Esta opción está pensada para realizar un inventario sin que el personal que haga el conteo tenga el dato del stock del sistema y se tenga necesariamente que realizar un conteo exhaustivo y se tenga una constancia del inventario realizado para futuras revisiones.

Puede adicionalmente generar de forma automática una guía de interna de ingresos y/o salida por ajuste para que sus stocks se alienen automáticamente a su conteo físico.

Veamos como funciona:

Ingrese al módulo de Almacén y escoja la opción que se llama «Toma de Inventario»

Luego se le presentará al siguiente pantalla:

Escoja la empresa y puede tomar un nuevo inventario indicando la fecha que realiza el conteo o cierre y marca el check que dice «Tomar un Nuevo Inventario«.

Luego de generar el inventario el sistema le mostrará la siguiente pantalla :

El inventario se almacena y puede ser consultado posteriormente, puede descargar el stock en unidades y el valorizado.

Para descargar el formato para el conteo físico selecciones el link que dice «Migrar formato para toma de inventario físico» y el sistema descargará en su computadora un reporte de stock en excel donde podrá registrar la cantidad física del producto.

En la columna «Stock Físico» se registra el conteo de cada producto. Luego de terminar de registrar, este mismo archivo se carga nuevamente en el sistema.

En la misma pantalla que vimos mas arriba con el botón «Seleccionar Archivo» podremos buscar el archivo de excel «Toma de Inventario» donde registramos el conteo físico, luego presione el botón «Importar» y el sistema lo cargará y calculará las diferencias para que los pueda descargar con el link «Migrar Reporte de Diferencias de Stock» que puede ver en la imagen.

Al descargar el archivo de excel «Reporte de Diferencia de Stock» podrá observar el resultado de las diferencias que ha calculado el sistema en la columna «Diferencia», podrá ver el stock que tiene el sistema a la fecha que realizó la toma de inventario, el conteo físico que registró y la diferencia que calcula el sistema.

Opcionalmente puede generar los ajustes de manera automática, de esta manera el sistema en base a las diferencias ejecutará un proceso para generar una guía de ingreso interna y una guía de salida interna dependiendo de las diferencias que se calculen

Cuando el sistema ya ha calculado las diferencia podrá apreciar que en pantalla aparece la opción «Generar Ajuste de Stock a la fecha del Inventario«, al seleccionar el link se iniciará el proceso.

Luego de terminar el proceso el sistema le indicará que el proceso ya está terminado y que documentos ha generado.

Visualizar Inventarios Anteriores

En la pantalla inicial cuando ingresa a la opción «Toma de Inventario» puede escoger un inventario anterior.

Al presionar el botón «Generar Inventario» (NO debe marcar el check «Tomas un nuevo Inventario») el sistema cargará la información y podrá descargar los formato de excel que vimos en las pantallas anteriores con el conteo realizado en ese momento y las diferencias calculadas, si había generado los documentos de ingreso y salida de ajustes ya no podrá volver a generarlos a menos que sean previamente eliminados.

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Como Canjear una Orden de Compra por un Ingreso…

En el Módulo de Almacén se pueden agregar directamente ingresos de suministros, mercadería, activos fijos entre otros al almacén, pero es mas fácil canjearlo directamente desde la orden de compra así no solo se ahorra tiempo sino que se evitan errores en el registro de la información.

En el siguiente vídeo veremos como se hace el proceso de canje que es muy sencillo.

Al momento de realizarse el canje el sistema actualiza automáticamente el stock en el almacén. En la opción de Ingresos el sistema indica el número de O/C de donde proviene el ingreso.

Si se elimina el ingreso, el sistema libera nuevamente de forma automática la Orden de Compra.

Si se elimina un ítem del ingreso también se actualiza el estado del canje de la Orden de Compra.

En la opción de Ordenes de Compra el sistema indica si el documento ha sido canjeado por un Ingreso.

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Nuevo Registro de Productos / Servicios / Otros

Se ha subido un nuevo registro de Productos que ahora se llama «Productos / Servicios / Otros» y siendo una opción crítica que ahora tiene muchos campos aunque no todos son usados por todas las empresas que utilizan el ERP Dataworking éstas debían ordenarse y en muchos casos tener una opción seleccionada por defecto para facilitar nuevos registros.

La nueva opción tiene el nuevo formato de pantallas y los campos se han ordenado por medio de pestañas que albergan cierto tipo de información.

Como se ve en la imagen los campos se ha ordenado en 5 pestañas :

Información General

Es la pestaña por defecto donde se ingresa información básica como nombre, código interno, unidad de medida, precios, línea y sub-línea, clase (Producto terminado, mercadería, insumo, etc.) y los checks para indicar si está afecto al impuesto, si sus movimientos van al kardex, si está habilitado, entre otros datos.

Información Adicional

Se registra información secundaria, adicional o de referencia como nombre corto, moneda de costo, valor de costo, stock mínimo y máximo, ubicación, etc.

Características

Es la información sobre dimensiones, peso, color entre otros.

Información Contable

En esta pestaña se registra información que se pueda usar para contabilidad y/o facturación electrónica como cuenta contable, tipo de detracción, centro de costo entre otros.

Otros Datos

En la pestaña final se puede agregar información para ciertos productos como registro sanitario, fecha de vencimiento del registro sanitario, fecha de creación que por defecto es la fecha del día de creación del producto y un campo de observaciones.

Modo de Funcionamiento

Al Ingresar a esta opción el sistema solo te pedirá escoger sucursal (o empresa) si la empresa que usa Dataworking tiene «Productos / Servicios / Otros» diferenciado por empresa o sucursal, si se usa una tabla única de «Productos / Servicios / Otros» el sistema no pedirá escoger sucursal o empresa, solo pedirá escoger «Lista» que se usa cuando se crea una lista de precios para un determinado cliente.

Luego de pasar la primera pantalla el sistema no muestra información, se debe ingresar una búsqueda que puede ser ingresando parte del nombre del producto, el código interno, nombre de la línea, centro de costo o nombre alterno si se escogió una lista al ingresar a esta opción o hacer una búsqueda por el código de sistema del producto o que se muestren los productos de una determinada línea. Los 3 tipos de búsqueda son combinables sobre todo la búsqueda por línea y nombre y el resultado no puede mostrar mas de 50 registros, si es mayor el sistema te pedirá mejorar la búsqueda por ejemplo si se ingresa la palabra «cable» y el sistema te dice que la búsqueda es muy grande entonces se debe ser mas específico como podría ser «Cable eléctrico» o hacer la búsqueda por la medida, marca o un dato muy específico del producto.

En la imagen se pueden ver los campos de búsqueda.

El nombre del producto debe ser muy específico, debe indicarse la marca, color, medidas y datos particulares para que se pueda ubicar fácilmente.

Luego de ingresar una búsqueda el sistema te mostrará los resultados.

Como se ve en la imagen el sistema muestra cada producto con mucha información y muchas opciones a las que se puede ingresar dependiendo de como funciona Dataworking para su empresa, estas opciones son las siguientes:

Desglose : Esta opción se usa para el caso de que un Producto o Servicio sea un concepto que a la vez deba desglosarse en sub-conceptos para determinadas opciones.

Editar: Permite modificar los datos de un Producto / Servicio / Otros.

Ficha : Permite del registro de la ficha técnica del Producto / Servicio / Otro como por ejemplo Características, Detalles técnicos, etc.

V. Ficha : Puede imprimir una ficha técnica desde esta opción que además de la información registrada por la opción «Ficha» le mostrará la foto del producto que vende ya que la ficha técnica sirve para el área de ventas o soporte técnico.

Foto 1 : El sistema permite subir una foto en formato jpg, png o bmp con un peso no mayor de 200 Kb.

Foto 2 : El sistema permite subir una segunda foto en formato jpg, png o bmp con un peso no mayor de 200 Kb.

O. Idiomas : Se pueden registrar traducciones del nombre del Producto / Servicio / Otro en diferentes idiomas para catálogos o cotizaciones a empresas extranjeras. (En Opciones Generales / Tabla Propia / Argumento «ido» se pueden agregar idiomas)

Eliminar : Los Productos / Servicios / Otros se anulan y quedan con estado «Anulado» , no se eliminan porque pueden tener información relacionada.

Códigos Alternos : El Erp Dtaworking permite que el Producto / Servicio / Otro tenga códigos alternos que provienen de los clientes, en algunos casos las cotizaciones o pedidos se realizan con el código que proporciona el cliente.

Precios Alterno : Se pueden agregar los precios de venta alternos y relacionarlos a una lista de precios (En Opciones Generales / Tabla Propia / Argumento «pra» se pueden agrear Lista de Precios), por ejemplo el cliente «Comprolin» tiene un precio preferencial entonces se puede crear su lista de precios como «Lista de Precios Comprolin» y relacionar los precios alternos a esa lista y usarse en reportes y documentos. De esta menar se pueden crear «N» lista de precios.

En el siguiente videotutorial se puede ver como se agrega, modifica y se anula un producto / servicio / otro.

En la parte inferior de la pantalla de esta opción se pueden ubicar los links para la descarga de productos que no son activos fijos y la lista de activos fijos. Un producto se marca como Activo Fijo cuando éste se agrega en el registro de activos , si luego quiere editar la información del producto el sistema mostrará un mensaje indicando que es un Activo Fijo.

También se puede descargar la lista de productos en formato CSV para el caso de que se cuente con una lista de productos muy extensa que no pueda descargarse en excel. El archivo CSV puede abrirse con Microsoft Excel, la separación entre columnas es el punto y coma.

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Reporte Interno de Ventas

El Nuevo Reporte Interno de Ventas cuenta ahora con una pantalla de consulta mas funcional, con mayor información pero con los mismos reportes que estabas usando.

Las modificaciones que se hicieron al reporte son las siguietes:

  • Se ingresa directamente al reporte sin escoger opciones o filtros previamente.
  • Al ingresan a la consulta ves todos las ventas del mes y año en curso pudiendo cambiar de mes o de año directamente en la pantalla de consulta.
  • Si es un grupo de empresas muestra todas las ventas del mes separado por empresas pero puedes indicar directamente en la pantalla si quieres ver las ventas solo de una empresa o de todas.
  • Dentro de la pantalla de consulta puedes hacer diversas búsquedas y combinarlas con una búsqueda adicional por rango de fechas o si también quieres ver solo las ventas provenientes de redes sociales o las realizadas a través de tu página web.

En siguiente vídeo tutorial pueden ver como funciona el nuevo Reporte Interno de Ventas.

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Activos Fijos

Contenido

  • Proceso de Compra, Recepción, Registro de información y Movimientos de un Activo Fijo
  • Subir Fotos, obtener Ficha Técnica y Documentos en PDF
  • Movimientos de Activos
  • Reportes Generales y Filtros

Los Activos Fijos son los bienes tangibles o intangibles que son necesarios para el funcionamiento de una empresa.

Actualmente en el ERP Dataworking las empresas pueden registrar sus activos fijos para su control de movimientos, ubicación y para contar con información detallada.

Proceso de Compra, Recepción, Registro de información y Movimientos de un Activo Fijo

Los Activos se registran por la opción «Activos Fijos» del módulo de almacén.

Los Activos se registran en la misma tabla de artículos pero sus movimientos no van al kardex, sin embargo tiene su propio reporte de movimientos.

En el siguiente diagrama veremos como es el proceso de registro, compra e ingreso de un activo fijo así como sus movimientos como son asignación, re-asignación, traslado interno y salida si se da el caso.

Forma de Ingresar un Activos Fijo

hay 2 formas de registrar un Activo Fijo.

1 – Registrar directamente el bien que se va a comprar por la opción de Activos Fijos (Módulo de Almacén / Opciones / Activos Fijos).

Al agregarse un Activo fijo de esta manera el sistema agrega automáticamente el activo como producto. Los Movimientos de los productos agregados al sistema como activos fijos no van al Kardex.

Un producto no es activo fijo hasta que no esté además registrado como tal, cuando un producto es un activo fijo sus movimientos ya no van al kardex.

2 – Agregar producto ya creado como Activo Fijo

Un producto ya creado pero que luego de evaluarlo deciden que es un activo fijo se puede agregar como tal como se puede ver en el video. Una vez que el producto se ha agregado como activo el producto ya queda automáticamente marcado como tal y en el registro de productos se desmarca el check que pregunta si los movimientos van al kardex.

Una vez que el Activo Fijo está registrado y esto se da porque ya existe la intención de compra, se registra un requerimiento de compra para que se genere la Orden de Compra, dependiendo de la empresa que use el sistema puede registrar la Orden de Compra o en su defecto solo el comprobante de compra del proveedor, dependiendo de su procedimiento.

El siguiente paso es que el Activo Fijo ingrese con la guía de ingreso interna (por el módulo de almacén) que se puede ingresar directamente o desde un canje por la Orden de Compra para poder contar con un reporte donde consten los movimientos de ingreso, salida, re-ingreso, asignación al personal y asignación al área como veremos mas adelante.

Subir Fotos, obtener Ficha Técnica y Documentos en PDF

Cuando se Registran Activos Fijos es importante contar con fotos para que sea fácil su identificación así como documentos que sustenten su compra como por ejemplo un informe técnico o la ficha técnica del proveedor.

Para subir la foto se debe ir la opción foto en el registro de Activos Fijos

Al elegir la opción foto se presentará la siguiente pantalla :

Seleccione el botón «Seleccionar Archivo» como se muestra en la imagen para que el sistema le permita escoger de la unidad de disco de su computadora la foto del Activo que no debe pasar los 2 MB de tamaño. Luego de escogerlo presionar el botón «Subir». Por la misma opción puede eliminar la foto por la opción «Eliminar Foto» que puede ver en la imagen. La foto mas la información registrada acerca del Activo permite poder obtener una completa ficha técnica del Activo Fijo.

La ficha Técnica se puede descargar por la opción «Ficha» como se puede ver en la siguiente imagen:

Y puede obtener una ficha técnica como la siguiente:

También se puede subir un documento en PDF que puede ser un informe técnico o documentación digitalizada del proveedor. El documento se puede subir por la opción «PDF Docs» como puede ver en la siguiente imagen:

Subir un documento de sustento es importante para posteriores mantenimientos, auditorías, venta o re-asignación para que el nuevo usuario del bien se documente rápidamente. Al ingresar a la opción «PDF Docs.» se le presentará la siguiente pantalla:

Seleccione el botón «Seleccionar Archivo» como se muestra en la imagen para que el sistema le permita escoger de la unidad de disco de su computadora. Luego de escogerlo presionar el botón «Subir».

Movimientos de Activos

Los movimientos de los activos dentro de la empresa son los siguientes:

  • Ingreso / Re-Ingreso al Almacén
  • Asignación al Usuario.
  • Asignación a una Área de la Empresa
  • Salida (A servicio técnico, reparación, mantenimiento, etc.)
  • Venta

El ingreso o re-ingreso al almacén, salida para servicio técnico, mantenimiento, reparación, etc. o venta son movimientos que se agregan al reporte de movimientos del activo pero las asignaciones al personal o a una área en particular si se deben registrar por la opción Movimientos como se muestra en el siguiente vídeo.

Como puede ver en el vídeo en la pantalla donde se registran movimientos como Asignación al personal a una área se muestran otros movimientos como ingresos por compras o salidas por temas técnicos o venta. Se puede ver además como descargar la constancia de asignación, subir la foto de la constancia y descargar el reporte de movimientos del Activo Fijo.

Editar, Eliminar o Cancelar una modificación o adición

Tanto en el registro de Activos Fijos como en el registro de movimientos se puede usar la opción «Editar» para modificar información del activo y «Eliminar» para borrar un registro sea de movimientos por el mismo Activo del Registro de Activos Fijos. Estas opciones la encuentra al lado derecho extremo de cada registro (Cuando el Activo es eliminado de esta opción el sistema desmarca el bien como activo).

Para cancelar la edición de un registro o cuando está agregando uno nuevo solo debe seleccionar la opción «Cancelar Operación» como se ve en la siguiente imagen:

Cuando se está editando un registro sin necesidad de cancelar puede ir directamente a otro registro y seleccionar la opción editar y se cargará en pantalla la información del registro seleccionado.

Un Activo fijo se puede eliminar cuando no tiene movimientos (Requerimiento de compra, Orden de compra, ingreso o salida) y si no existen movimientos también se elimina como producto.

Reportes Generales y Filtros

En la parte inferior de la pantalla con la lista de Activos Fijos puede ver enlaces para descargar el reporte de Activos Fijos que muestra información detallada desde el requerimiento de compra hasta su ubicación.

También puede indicar que solo quiere ver Activos sin asignación de área para poder saber cuales falta asignar.

En la parte superior se puede hacer una búsqueda que ubicará coincidencias por en el nombre, descripción, nombre de la función (centro de costo), código de activo, código de producto y código interno (código de la placa o sticker puesto en el activo)

Si en la parte superior de la pantalla hace una búsqueda por rango de fechas se visualizará en la parte inferior un enlace adicional para obtener un reporte de movimientos de activos fijos tipo kardex.

El reporte muestra los movimientos de los activos en el periodo indicado mas los activos aún no asignados.

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Ordenes de Compra

Contenido

  • Como Registrar una Nueva Orden de Compra Directamente.
  • Como modificar o eliminar una Orden de Compra o su detalle.
  • Canje de Ordenes de Compra desde Pedidos de Clientes
  • Canje de Ordenes de Pedido desde Requerimientos de Compra
  • Como Aprobar una Orden de Compra
  • Búsqueda de Ordenes de Compra, Descarga de Documentos, Edición Rápida de Precios y Actualizar los precios de costo en la tabla de productos

Las Ordenes de Compra en el ERP Web Dataworking se pueden registrar directamente, desde un pedido de cliente para encargar su producción a un proveedor o desde el requerimiento de compra de alguna área de la empresa.

Luego la Orden de Compra puede generar una Guía de Ingreso directa al almacén o el registro del comprobante de pago y/o la guía de remisión del proveedor.

Las diferentes opciones del sistema se están modificando para que sean mas funcionales, ahorren tiempo y muestren mas información por ello en la presente entrada les detallamos como funciona la nueva opción de Ordenes de Compra.

Para Acceder a la opción de Ordenes de Compra deben ingresar al módulo de compras.

Luego de ingresar al Módulo de Compras, ingresar a la opción Ordenes de Compra.

Luego escoja la empresa o sucursal.

El sistema ahora muestra todas las ordenes de compra del mes en curso en una sola pantalla, puede cambiar de mes, de año y de empresa en la misma pantalla de la siguiente manera.

Como ven en el vídeo ahora se muestra toda la información sobre las Ordenes de Compra en una misma pantalla sin tener que moverte a la derecha, cada registro con toda su información se muestra en 3 o mas líneas. Las Empresas que imprimen sus ordenes en formato pre-impreso tiene debajo de la opción Descargar (En PDF) la opción «Imprimir». Si ha seleccionado a un cliente se mostrará su información.

Como Registrar una Nueva Orden de Compra Directamente

En el siguiente vídeo tutorial podrá ver como se registra una nueva Orden de Compra.

Para agregar una nueva Orden de Compra primero se debe hacer una búsqueda del proveedor para ello en el buscador debe ingresar parte del nombre del proveedor que quiere ubicar o el número de ruc, luego de la lista de proveedores que se muestra con las coincidencias podrá escoger al proveedor que busca.

Para ingresar una nueva orden de compra el sistema solicita la siguiente información:

  • Fecha : Se refiere a la fecha de emisión del documento.
  • Fecha de Entrega.
  • Proveedor : El que seleccionó.
  • Para el Cliente..: Si la orden de compra es para atender el pedido de un cliente puede seleccionarlo.
  • Moneda.
  • Impuesto : Si los precios incluyen o no el IGV.
  • Condición de Pago : Los que tenga registrados en Opciones Generales / Tabla Propia con el prefijo «Condición de Pago».
  • Origen de la O.C.: Los que tenga registrados en Opciones Generales / Tabla Propia con el prefijo «Origen de la Orden de Compra».
  • Tipo de O.C.: Los que tenga registrados en Opciones Generales / Tabla Propia con el prefijo «Tipo de Orden de Compra».
  • Lugar de Entrega: Los que tenga registrados en Opciones Generales / Tabla Propia con el prefijo «Destino de Entrega del Proveedor».
  • Prioridad: Los que tenga registrados en Opciones Generales / Tabla Propia con el prefijo «Prioridad».
  • Tiempo de Entrega: Los que tenga registrados en Opciones Generales / Tabla Propia con el prefijo «Tiempo de Entrega de la Ordenes de Compra».
  • Centro de Costo: Si utiliza centros de costo puede seleccionarlo sino déjelo en blanco. Si utiliza centros de costo puede registrarlos en la opción «Compras / Centros de Costo»
  • Observaciones del Documento.
  • Número de Pedido : Puede indicar manualmente un número de pedido, por defecto si viene de un canje se mostrará el número del pedido escogido en el proceso de canje. Indicar por esta opción el número de un pedido no quiere decir que haga algún cruce o canje. Si la Orden de Compra proviene de un canje es mejor no cambiar este número para que no se corte la relación entre los documentos y afectar reportes.
  • Número de Requerimiento de Compra : Puede indicar manualmente un número de requerimiento de compra, por defecto si viene de un canje se mostrará el número del requerimiento de compra escogido en proceso de canje. Indicar por esta opción el número de requerimiento de compra no quiere decir que haga algún cruce o canje. Si la Orden de Compra proviene de un canje es mejor no cambiar este número para que no se corte la relación entre los documentos y afectar reportes.
  • Número de Cotización del Proveedor.

Si ya no quiere terminar de registrar una Orden de Compra nueva puede cancelar el registro de la siguiente manera.

Luego que grabe la información general de la Orden de Compra el sistema lo direccionará para registrar el detalle del documento.

En el detalle del documento luego de escoger la opción «Nuevo Item» e indicar por el buscador el producto que quiere ubicar el sistema le pedirá los siguientes datos:

  • Producto: Por el buscador se ingresa un referencia del producto que quiere ubicar, al seleccionar el botón «Buscar» el sistema le cargará en el campo «Producto» la lista de productos que coincidan con su búsqueda. Sino aparece lo que busca puede ingresar otra referencia en el campo «Buscar Producto» y al seleccionar nuevamente el botón «Buscar» el sistema refrescará la pantalla para que seleccione el producto que busca.
  • Cantidad.
  • Precio Unitario.
  • Especificaciones.

Como modificar o eliminar una Orden de Compra o su detalle.

En el siguiente vídeo veremos como se edita la información general de la Orden de Compra y su detalle así como eliminar ítems o toda la misma orden de compra.

Tanto al momento de editar la información general de la orden de compra o dentro del detalle de la misma si ya no quiere realizar modificaciones puede seleccionar la opción «Cancelar Operación». También puede ir directamente a editar otro registro.

Si su empresa tiene un formato específico que genere el sistema para que la Orden de Compra tenga un número interno también puede editarlo pero debe mantener la estructura del código.

Canje de Ordenes de Compra desde Pedidos de Clientes

Una Orden de Compra se puede generar automáticamente en base al Pedido de un cliente, donde parte o toda la Orden de Pedido se dirige a uno o varios proveedores.

En el siguiente vídeo pueden ver el proceso de canje.

Luego del canje que puede ser total o parcial la Orden de Compra que se origine puede ser editada, si se edita el detalle lo que se modifique afectará al documento origen que es la Orden de Pedido, por ejemplo si el canje se hizo por 2 unidades de un producto y en la Orden de Compra se modifica la cantidad indicándose que será solo una , automáticamente en la Orden de Pedido quedará como saldo por canjear la otra unidad.

Canje de Ordenes de Pedido desde Requerimientos de Compra

Una Orden de Compra se puede generar automáticamente en base a un Requerimiento de Compra que es un documento interno para solicitar la compra de diversos productos, servicios o activos.

En el siguiente vídeo pueden ver el proceso de canje.

Luego del canje que puede ser total o parcial la Orden de Compra que se origine puede ser editada, si se edita el detalle lo que se modifique afectará al documento origen que es el Requerimiento de Compra, por ejemplo si el canje se hizo por 2 unidades de un producto y en la Orden de Compra se modifica la cantidad indicándose que será solo una , automáticamente en el Requerimiento de Compra quedará como saldo por canjear la otra unidad.

Como Aprobar una Orden de Compra

Una Orden de Compra puede tener varios estados, por defecto se graba con el estado «Requisición» que quiere decir que el usuario aún no termina de registrarlo. Cuando el usuario cambia el estado a «Por Aprobar» la Orden de Compra estará habilitada para que el usuario que tenga el permiso para aprobar ordenes de compra lo pueda hacer.

Solo los usuarios que tengan autorización pueden cambiar el estado de «Aprobado» a otros estados. Cuando una Orden de Compra tenga como estado «Por Aprobar» el usuario ya no podrá hacer ninguna modificación a menos que el estado regrese a «Requisición». Si la Orden de Compra ya está aprobada ya no se podrá realizar ninguna modificación a menos que el usuario tenga los permisos para cambiarle el estado.

En el siguiente vídeo pueden ver el proceso para aprobar una Orden de Compra

Búsqueda de Ordenes de Compra, Descarga de Documentos, Edición Rápida de Precios y Actualizar los precios de costo en la tabla de productos

Búsqueda de Ordenes de Compra

Se puede hacer una búsqueda de Orden de compra por los siguientes datos:

  • Número de Orden de Compra (del Sistema).
  • Número interno de Orden de Compra (Generado de acuerdo a una estructura).
  • Nombre del Proveedor
  • Por número de RUC del proveedor.

Descargar Orden de Compra en formato PDF

Las Ordenes de Compra se pueden descargar en formato PDF de acuerdo al formato personalizado que nos entregan.

También se puede descargar la Orden de Compra en PDF desde el detalle del mismo.

Edición Rápido de Precios

Si la Orden de Compra proviene de un canje y se deben ingresar los precios o modificarlos se puede hacer de una manera más rápida por la opción «Edición Rápida de Precios» que se encuentra en el detalle de la Orden de Compra.

Al ingresar a la opción «Edición rápida de precios» aparecerá la siguiente pantalla.

Puede ingresar el precio directamente y luego con el botón «Grabar» se actualizarán todos los precios y el valor total de la Orden de Compra.

Actualizar los Precios en la Tabla de Productos

Si se requiere que en la tabla de productos como información se tenga el último precio de compra para alguna otra opción o procedimiento puede hacerlo desde la opción «Actualiza Precios en la tabla de Productos» que se encuentra en el detalle de la Orden de Compra como puede ver en la siguiente imagen.

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Modificaciones en el Registro de Proyecciones de Ventas

MODIFICACIONES EN LA PLANTILLA DEL REGISTRO DE PROYECCIONES DE VENTA

Al momento de ingresar a la opción «Plantilla de Registro de Proyecciones» el Sistema hacía el cruce con facturación de manera automática, este cruce demoraba un poco cada vez que se cargaba la pantalla. El cruce de las proyecciones o provisiones con facturación tiene muchas condiciones y faltaban agregar nuevos requerimientos al proceso de cruce y adicionalmente elaborar el reporte de ajustes mensuales.

Para atender los nuevos requerimientos se debían hacer cambios en el proceso de cruce de las proyecciones con la facturación por ello ahora se ha separado el proceso de cruce y debe ejecutarse de manera manual.

En la imagen ahora se muestra la nueva opción que se llama «Actualiza Saldo de Proyecciones» que se debe ejecutar para actualizar el cruce de proyecciones con facturación.

Nuevas Condiciones en el Cruce con Facturación

EL sistema ahora admite lo siguiente:

Si se registra una proyección , ahora el sistema admite el cruce con facturas de cualquier moneda, por ejemplo, si la proyección es por 100 Soles y se emiten 2 facturas una en soles por 50 S/. y otra en dólares por 10 US$ la factura en dólares se cambia a soles por ejemplo por el tipo de cambio 3.36 por lo tanto el valor total de lo facturado es 50 + 33.60 (US$ 10 al cambio) haciendo un total de 83.60 Soles. Si la proyección fuera en dólares se aplica el mismo mecanismo de pasar lo facturado a una misma moneda para hacer el cruce.

También existe el caso de que un mismo concepto se registra 2 veces, una con valor en soles y otra con valor en dólares, pero funciona solo si se indica que la proyección se cruce solo con facturas de una misma moneda, esto es posible por un nuevo check que se encuentra en el registro de proyecciones.

En la imagen anterior con una flecha roja se indica el nuevo check que se usa para indicar que ese concepto en particular solo debe cruzarse con facturas de su misma moneda.

¿ Porque en este caso ?, por ejemplo tengo el concepto «Tarjeta Banco de la Nación»  y registro una provisión por 100 soles y otra por 100 dólares y se ha emitido una factura por 100 soles y otra por 100 dólares y como puedo cruzar con facturas de todas las monedas lo que pasará es que la proyección en soles se cruzará con la factura en soles y con la de dólares al cambio y lo mismo pasará con la proyección en dólares.  Pero si marco el check «¿Cruzar solo con documentos de la misma moneda?» entonces la proyección en soles solo se cruzará con la factura emitida en soles y la proyección en dólares se cruzará solo con la factura emitida en dólares.

En conclusión

Una proyección puede cruzarse con facturas en soles y dólares , el sistema utilizará el tipo de cambio financiero para hacer el cambio de moneda de las facturas y se cruce con la provisión.

Si un mismo concepto se registra 2 veces con monedas distintas solo se pueden cruzar con facturas de la misma moneda, si esto no se indica entonces generará un cruce erróneo.

Cambios en los Reportes

Tanto en la consulta por pantalla como en la descarga a excel se han hecho correcciones y se ha agregado el código de centro de costo.

Nuevo Reporte para los Ajustes

Se ha agregado un nuevo reporte que se llama «Migrar a excel el cruce de Provisiones con Ventas del Mes»

Al ingresar al link que señala la fecha roja en la imagen, se descarga el reporte en excel con las provisiones del mes indicado y lo facturado por cada mes en columnas separadas.

En el siguiente video podrán ver un ejemplo del reporte en excel

Reporte Acumulado de Proyecciones

Se han agregado 2 reportes descargables a Excel desde la opción «Resumen Mensual de Proyecciones» que muestra estadísticas gráficas sobre las campañas.

Al momento de ingresar al reporte si se escoge una empresa se mostrará la información solo de esa empresa, si no se escoge ninguna empresa el sistema consolidará todas las empresas pero en los reportes el sistema indicará de que empresa es cada concepto. Si es obligatorio escoger el periodo.

En el siguiente vídeo puede ver como acceder a los reportes y que información contienen.