Contenido

• Proceso de Compra, Recepción, Registro de información y Movimientos de un Activo Fijo
• Subir Fotos, obtener Ficha Técnica y Documentos en PDF
• Movimientos de Activos
• Reportes Generales y Filtros

Los Activos Fijos son los bienes tangibles o intangibles que son necesarios para el funcionamiento de una empresa.

Actualmente en el ERP Dataworking las empresas pueden registrar sus activos fijos para su control de movimientos, ubicación y para contar con información detallada.

Proceso de Compra, Recepción, Registro de información y Movimientos de un Activo Fijo

Los Activos se registran por la opción «Activos Fijos» del módulo de almacén.

Los Activos se registran en la misma tabla de artículos pero sus movimientos no van al kardex, sin embargo tiene su propio reporte de movimientos.

En el siguiente diagrama veremos como es el proceso de registro, compra e ingreso de un activo fijo así como sus movimientos como son asignación, re-asignación, traslado interno y salida si se da el caso.

Forma de Ingresar un Activos Fijo

hay 2 formas de registrar un Activo Fijo.

1 – Registrar directamente el bien que se va a comprar por la opción de Activos Fijos (Módulo de Almacén / Opciones / Activos Fijos).

Al agregarse un Activo fijo de esta manera el sistema agrega automáticamente el activo como producto. Los Movimientos de los productos agregados al sistema como activos fijos no van al Kardex.

Un producto no es activo fijo hasta que no esté además registrado como tal, cuando un producto es un activo fijo sus movimientos ya no van al kardex.

2 – Agregar producto ya creado como Activo Fijo

Un producto ya creado pero que luego de evaluarlo deciden que es un activo fijo se puede agregar como tal como se puede ver en el video. Una vez que el producto se ha agregado como activo el producto ya queda automáticamente marcado como tal y en el registro de productos se desmarca el check que pregunta si los movimientos van al kardex.

Una vez que el Activo Fijo está registrado y esto se da porque ya existe la intención de compra, se registra un requerimiento de compra para que se genere la Orden de Compra, dependiendo de la empresa que use el sistema puede registrar la Orden de Compra o en su defecto solo el comprobante de compra del proveedor, dependiendo de su procedimiento.

El siguiente paso es que el Activo Fijo ingrese con la guía de ingreso interna (por el módulo de almacén) que se puede ingresar directamente o desde un canje por la Orden de Compra para poder contar con un reporte donde consten los movimientos de ingreso, salida, re-ingreso, asignación al personal y asignación al área como veremos mas adelante.

Subir Fotos, obtener Ficha Técnica y Documentos en PDF

Cuando se Registran Activos Fijos es importante contar con fotos para que sea fácil su identificación así como documentos que sustenten su compra como por ejemplo un informe técnico o la ficha técnica del proveedor.

Para subir la foto se debe ir la opción foto en el registro de Activos Fijos

Al elegir la opción foto se presentará la siguiente pantalla :

Seleccione el botón «Seleccionar Archivo» como se muestra en la imagen para que el sistema le permita escoger de la unidad de disco de su computadora la foto del Activo que no debe pasar los 2 MB de tamaño. Luego de escogerlo presionar el botón «Subir». Por la misma opción puede eliminar la foto por la opción «Eliminar Foto» que puede ver en la imagen. La foto mas la información registrada acerca del Activo permite poder obtener una completa ficha técnica del Activo Fijo.

La ficha Técnica se puede descargar por la opción «Ficha» como se puede ver en la siguiente imagen:

Y puede obtener una ficha técnica como la siguiente:

También se puede subir un documento en PDF que puede ser un informe técnico o documentación digitalizada del proveedor. El documento se puede subir por la opción «PDF Docs» como puede ver en la siguiente imagen:

Subir un documento de sustento es importante para posteriores mantenimientos, auditorías, venta o re-asignación para que el nuevo usuario del bien se documente rápidamente. Al ingresar a la opción «PDF Docs.» se le presentará la siguiente pantalla:

Seleccione el botón «Seleccionar Archivo» como se muestra en la imagen para que el sistema le permita escoger de la unidad de disco de su computadora. Luego de escogerlo presionar el botón «Subir».

Movimientos de Activos

Los movimientos de los activos dentro de la empresa son los siguientes:

• Ingreso / Re-Ingreso al Almacén
• Asignación al Usuario.
• Asignación a una Área de la Empresa
• Salida (A servicio técnico, reparación, mantenimiento, etc.)
• Venta

El ingreso o re-ingreso al almacén, salida para servicio técnico, mantenimiento, reparación, etc. o venta son movimientos que se agregan al reporte de movimientos del activo pero las asignaciones al personal o a una área en particular si se deben registrar por la opción Movimientos como se muestra en el siguiente vídeo.

Como puede ver en el vídeo en la pantalla donde se registran movimientos como Asignación al personal a una área se muestran otros movimientos como ingresos por compras o salidas por temas técnicos o venta. Se puede ver además como descargar la constancia de asignación, subir la foto de la constancia y descargar el reporte de movimientos del Activo Fijo.

Editar, Eliminar o Cancelar una modificación o adición

Tanto en el registro de Activos Fijos como en el registro de movimientos se puede usar la opción «Editar» para modificar información del activo y «Eliminar» para borrar un registro sea de movimientos por el mismo Activo del Registro de Activos Fijos. Estas opciones la encuentra al lado derecho extremo de cada registro (Cuando el Activo es eliminado de esta opción el sistema desmarca el bien como activo).

Para cancelar la edición de un registro o cuando está agregando uno nuevo solo debe seleccionar la opción «Cancelar Operación» como se ve en la siguiente imagen:

Cuando se está editando un registro sin necesidad de cancelar puede ir directamente a otro registro y seleccionar la opción editar y se cargará en pantalla la información del registro seleccionado.

Un Activo fijo se puede eliminar cuando no tiene movimientos (Requerimiento de compra, Orden de compra, ingreso o salida) y si no existen movimientos también se elimina como producto.

Reportes Generales y Filtros

En la parte inferior de la pantalla con la lista de Activos Fijos puede ver enlaces para descargar el reporte de Activos Fijos que muestra información detallada desde el requerimiento de compra hasta su ubicación.

También puede indicar que solo quiere ver Activos sin asignación de área para poder saber cuales falta asignar.

En la parte superior se puede hacer una búsqueda que ubicará coincidencias por en el nombre, descripción, nombre de la función (centro de costo), código de activo, código de producto y código interno (código de la placa o sticker puesto en el activo)

Si en la parte superior de la pantalla hace una búsqueda por rango de fechas se visualizará en la parte inferior un enlace adicional para obtener un reporte de movimientos de activos fijos tipo kardex.

El reporte muestra los movimientos de los activos en el periodo indicado mas los activos aún no asignados.